Dokumen Ekspor Impor: Pengertian dan Fungsinya
Ekspor dan impor merupakan kegiatan perdagangan internasional yang memberikan manfaat besar bagi suatu negara. Hal ini karena ekspor bisa menambah pemasukan negara eksportir, sedangkan impor bisa menutupi kekurangan barang yang ada di dalam negara importir.
Bagi anda yang masih belum mengetahui, ekspor adalah kegiatan menjual suatu barang yang diproduksi di dalam negeri kepada pembeli yang berada di negara lain. Sedangkan impor adalah kegiatan membeli barang yang diproduksi di negara lain untuk didatangkan ke dalam negeri.
Nah, untuk melakukan kegiatan ekspor dan impor, anda harus melengkapi beberapa dokumen. Mengetahui dan memahami dokumen ekspor impor ini sangat penting ya, apalagi jika anda bekerja di bagian ekspor impor ataupun seorang pebisnis dalam skala internasional.
Dokumen Ekspor Impor Beserta Fungsinya
Sebelum melakukan ekspor atau impor, terdapat beberapa dokumen yang harus anda lengkapi. Proses administrasi ini terdiri dari pendaftaran, pengecekan HS Code, pemeriksaan dokumen, hingga pemberitahuan barang sebelum ekspor atau impor dilakukan. Proses ini juga biasa disebut dengan istilah customs clearance.
Yang perlu anda ketahui, dokumen ekspor impor terdiri dari commercial invoice, packing list, bill of lading, airway bill, COO (certificate of origin), PEB/PIB, dan dokumen tambahan lain jika diperlukan. Berikut adalah penjelasan lengkapnya:
1. Commercial Invoice
Sebagai orang awam, apa yang muncul dibenak anda ketika melihat kata “invoice”? Ya, benar sekali, bukti transaksi atau tagihan nilai jual/beli.
Dalam ekspor impor, commercial invoice adalah bukti transaksi antara eksportir dan importir yang berisi informasi barang yang diperjual-belikan secara rinci. Informasi tersebut bisa berupa nama barang, jenis barang, harga, jumlah pembelian, dan lain-lain.
Commercial invoice berfungsi sebagai dokumen bukti bahwa transaksi antara eksportir dan importir adalah sah. Selain itu commercial invoice ini juga menjadi salah satu acuan untuk mengetahui nilai impor, yang akan digunakan untuk menentukan berapa bea masuk serta Pajak Dalam Rangka Impor (PDRI) yang harus dibayar.
2. Packing List
Barang yang dikirim dari satu negara ke negara lain harus dipastikan aman dan tidak ada yang tertinggal, maka dari itu diperlukan dokumen yang dapat memastikan hal itu.
Nah, dokumen tersebut dinamakan packing list. Packing list adalah dokumen yang berisi rincian informasi barang yang akan di ekspor/impor, yaitu mencakup deskripsi barang, jumlah barang, berat, ukuran, label/marking dan informasi detail barang kiriman lainnya.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, fungsi packing list adalah untuk memastikan seluruh barang yang akan di ekspor atau impor telah sesuai dan lengkap. Selain itu packing list juga berfungsi untuk memudahkan proses pemeriksaan barang di pelabuhan.
3. Bill of Lading (B/L)
Bill of lading adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pengangkut barang yang akan diberikan kepada pengirim. Sederhananya, setelah pengirim memberikan barang ke pengangkut untuk dikirim, pihak pengangkut akan memberikan bill of lading kepada pengirim sebagai bukti bahwa barang telah diterima untuk dikirim.
Dokumen ini berisi informasi pengiriman dari negara asal ke negara tujuan, barang apa saja yang akan dikirim, hingga data pengirim dan penerima barang. Sebagai catatan, bill of lading hanya digunakan untuk pengiriman via laut saja ya, jika anda mengirim via udara anda tidak menggunakan bill of lading, melainkan airway bill (AWB).
Fungsi bill of lading adalah sebagai bukti kontrak pengangkutan, bukti barang telah diterima pengangkut, dan juga sebagai dokumen kepemilikan sah atas suatu barang.
4. Airway Bill (AWB)
Jika anda melakukan ekspor atau impor barang menggunakan jalur udara, anda akan menggunakan dokumen airway bill (AWB). Airway bill adalah dokumen resmi dari pihak maskapai penerbangan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima untuk dikirim.
Pada dasarnya airway bill ini fungsinya sama seperti bill of lading, hanya saja airway bill digunakan untuk pengiriman via udara, sedangkan bill of lading digunakan untuk pengiriman via laut.
Informasi yang tercantum pada airway bill juga kurang lebih sama, yaitu data pengirim dan penerima, jenis barang, jumlah dan berat barang, dan informasi pengiriman lainnya. Dalam istilah bahasa Indonesia, airway bill disebut Surat Muatan Udara (SMU), yang definisinya tercantum di UU No. 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan.
5. COO (Certificate of Origin)
Certificate of Origin atau COO adalah dokumen yang berisi informasi di negara mana suatu barang itu diproduksi. Apabila anda masih belum familiar dengan istilah COO, dokumen ini juga dikenal dengan istilah SKA atau Surat Keterangan Asal.
Dokumen COO mencakup beberapa informasi penting seperti identitas perusahaan eksportir beserta negara asalnya, identitas penerima barang, transportasi pengiriman yang digunakan, dan informasi lainnya.
Fungsi dari COO ini adalah sebagai bukti resmi bahwa barang yang diekspor memiliki asal usul yang jelas, dan juga menjamin keaslian produk kepada importir. Selain itu, COO juga menjadi syarat dalam proses kepabeanan termasuk menentukan berapa jumlah bea yang harus dibayar.
6. PEB/PIB
PEB adalah singkatan dari Pemberitahuan Ekspor Barang, sedangkan PIB adalah Pemberitahuan Impor Barang. PEB dan PIB adalah dokumen pemberitahuan kepada bea cukai bahwa barang tersebut telah memenuhi syarat untuk diekspor atau diimpor.
Dokumen PEB berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang akan diekspor telah patuh pada ketentuan bea cukai. Selain itu PEB membantu pihak berwenang untuk melacak aliran barang yang keluar dari suatu negara.
Sedangkan dokumen PIB berfungsi sebagai pemberitahuan kepada bea cukai negara importir tentang kedatangan barang impor. Berdasarkan informasi yang ada pada PIB juga dapat ditentukan berapa pajak dan bea masuk yang harus dibayarkan.
7. Dokumen Tambahan Lainnya
Pada kondisi tertentu dalam ekspor impor, anda bisa saja diminta dokumen tambahan diluar dokumen utama. Hal ini bisa disebabkan oleh perbedaan regulasi di negara tertentu, atau juga jenis barang yang akan di ekspor/impor.
Sebagai contoh, apabila anda akan mengimpor produk hasil pertanian dan kimia, anda akan diminta menyertakan dokumen tambahan, salah satunya adalah Certificate of Analysis (COA). Dokumen tersebut untuk memastikan bahwa barang yang anda impor bebas dari kontaminan yang tidak diinginkan.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Mengurus Dokumen Ekspor Impor
Sebagai penyedia jasa customs clearance (PPJK), Muat Cargo masih sering menjumpai beberapa klien kami yang melakukan kesalahan dalam mengurus dokumen, baik untuk ekspor maupun impor. Kesalahan inilah yang membuat proses ekspor atau impor anda jadi tertunda dan memakan waktu lama.
Berdasarkan pengalaman kami, kesalahan-kesalahan tersebut diantaranya adalah:
- Dokumen tidak lengkap. kami masih sering menjumpai klien yang menyerahkan dokumen tidak lengkap. Hal ini membuat barang tersebut ditahan di bea cukai dan akhirnya memerlukan biaya tambahan. Jika anda ingin proses kepabeanan yang cepat, pastikan semua dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap.
- Data yang tercantum di dokumen tidak sesuai. Pengisian data pada dokumen sangat butuh ketelitian, karena jika ada kesalahan penulisan nama barang, atau ada 1 digit nomor yang salah ketik saja bisa mengakibatkan penundaan yang cukup lama.
- Kesalahan pada HS Code. HS Code digunakan untuk mengecek apakah barang yang akan anda ekspor atau impor. Jika anda salah mengecek HS code maka barang anda akan beresiko dikenakan tarif yang lebih tinggi atau bahkan ditolak oleh bea cukai.
Tips Agar Pengurusan Dokumen Ekspor Impor Lebih Mudah dan Cepat
Menyerahkan pengurusan dokumen ekspor impor kepada pihak yang kurang pengalaman tentu akan merepotkan, apalagi jika dilakukan secara pribadi. Lalu apakah ada cara lain agar proses pengurusan dokumen ekspor impor ini jadi lebih mudah? Tentu saja.
Anda bisa menggunakan PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan) atau sering juga disebut Jasa Customs Clearance, seperti yang disediakan oleh Muat Cargo.
Muat Cargo menyediakan jasa pengurusan dokumen ekspor impor untuk anda yang belum berpengalaman atau ingin proses kepabeanan jadi lebih cepat dan efisien.
Dokumen ekspor impor anda akan ditangani oleh tim profesional dan berpengalaman dalam mengurus prosedur kepabeanan, sehingga dapat meminimalisir kesalahan yang mengakibatkan penundaan atau bahkan tambahan biaya yang tidak perlu.
