Cara Menghitung dan Menekan Biaya Pengiriman Cargo untuk Bisnis UMKM

Bagi bisnis UMKM, layanan cargo dapat menjadi pilihan untuk mendistribusikan barang dalam jumlah besar, berat, atau terdiri dari banyak koli. Dibandingkan harus menyediakan armada sendiri, menggunakan jasa cargo juga dapat membantu UMKM memperluas jangkauan distribusi ke berbagai wilayah.

Namun, biaya pengiriman tetap perlu diperhitungkan dengan cermat karena dapat memengaruhi margin keuntungan.

Jika perhitungan ongkir hanya didasarkan pada perkiraan, biaya yang dibayarkan bisa lebih besar daripada anggaran awal. Kondisi ini dapat memengaruhi harga jual, biaya operasional, dan keuntungan yang diterima bisnis.

Karena itu, pelaku UMKM perlu memahami cara menghitung biaya pengiriman cargo, faktor yang memengaruhi tarif, serta beberapa langkah sederhana untuk mengendalikan biaya logistik.

Apa Itu Biaya Pengiriman Cargo?

Biaya pengiriman cargo adalah total biaya yang dibayarkan untuk mengirim barang dalam jumlah besar atau berat melalui jalur darat, laut, maupun udara.

Tarif cargo umumnya dipengaruhi oleh berat aktual, berat volumetrik, jarak pengiriman, jenis barang, moda transportasi, dan layanan yang digunakan.

Pemilik usaha perlu memahami perbedaan berat aktual dan berat volume karena berat yang terlihat pada timbangan belum tentu menjadi satu-satunya dasar penagihan.

Setiap penyedia jasa logistik dapat memiliki struktur tarif dan ketentuan yang berbeda. Karena itu, pelaku usaha sebaiknya tidak hanya membandingkan tarif per kilogram, tetapi juga melihat seluruh komponen biaya yang akan dibayarkan.

Komponen Biaya Pengiriman Cargo

Biaya pengiriman cargo dapat terdiri dari beberapa komponen berikut:

• biaya berdasarkan berat aktual;

• biaya berdasarkan berat volumetrik;

• biaya pengambilan barang atau pickup;

• biaya pengantaran ke alamat tujuan;

• biaya handling atau bongkar muat;

• biaya packing tambahan;

• biaya asuransi atau perlindungan barang;

• biaya tambahan untuk wilayah tertentu;

• biaya lain yang disesuaikan dengan moda dan kondisi operasional.

Tidak semua komponen tersebut selalu dikenakan pada setiap pengiriman. Biaya akhirnya bergantung pada layanan, rute, jenis barang, lokasi pickup, dan kebutuhan pengirim.

Agar tidak terjadi perbedaan pemahaman, tanyakan sejak awal komponen apa saja yang sudah termasuk dan belum termasuk dalam penawaran.

Bagaimana Cara Menghitung Biaya Pengiriman Cargo?

Cara menghitung biaya pengiriman cargo bergantung pada metode yang digunakan oleh penyedia jasa.

Dalam layanan yang menerapkan perhitungan berat volumetrik, penyedia logistik biasanya membandingkan berat aktual dengan berat volume. Nilai yang lebih besar dapat digunakan sebagai dasar penagihan.

Selain itu, minimum berat pengiriman juga dapat berlaku pada rute atau layanan tertentu.

1. Hitung Berat Aktual

Berat aktual merupakan berat fisik barang yang diperoleh melalui proses penimbangan.

Sebagai contoh:

• berat barang: 45 kg;

• tarif simulasi: Rp6.000 per kg.

Perhitungannya:

45 × Rp6.000 = Rp270.000

Angka tersebut merupakan contoh sederhana dan bukan tarif resmi dari penyedia tertentu. Dalam praktiknya, biaya dapat dipengaruhi oleh minimum berat, rute, jenis barang, dan layanan tambahan.

Penimbangan sebaiknya dilakukan setelah barang selesai dikemas. Kardus, palet, peti kayu, dan material pelindung dapat menambah berat akhir barang.

2. Hitung Berat Volumetrik

Barang yang ringan tetapi berukuran besar dapat dihitung menggunakan berat volumetrik.

Rumus yang umum digunakan:

Panjang × lebar × tinggi ÷ faktor pembagi

Sebagai contoh:

• panjang: 80 cm;

• lebar: 60 cm;

• tinggi: 50 cm;

• faktor pembagi dalam simulasi: 4.000.

Perhitungannya:

80 × 60 × 50 ÷ 4.000 = 60 kg

Jika berat aktual barang adalah 45 kg, sementara berat volumenya 60 kg, biaya berpotensi dihitung berdasarkan berat 60 kg.

Faktor pembagi dapat berbeda sesuai moda transportasi, jenis layanan, dan kebijakan penyedia logistik. Karena itu, pastikan rumus yang digunakan sudah sesuai dengan layanan yang dipilih.

Apabila barang terdiri dari beberapa koli, setiap koli sebaiknya diukur setelah proses packing selesai. Hasil perhitungannya kemudian dapat dijumlahkan sesuai ketentuan penyedia jasa.

3. Tambahkan Biaya Lain yang Berlaku

Selain tarif dasar, perhatikan biaya tambahan yang mungkin dibutuhkan.

Total biaya pengiriman merupakan gabungan dari tarif dasar dan biaya tambahan yang sudah dikonfirmasi.

Sebaiknya minta rincian tertulis agar bisnis dapat membandingkan estimasi awal dengan invoice akhir.

Faktor yang Memengaruhi Biaya Pengiriman Cargo

Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi besarnya biaya pengiriman cargo.

1. Berat dan Volume Barang

Barang yang berat membutuhkan kapasitas angkut lebih besar. Sementara itu, barang yang ringan tetapi berukuran besar dapat menggunakan ruang muat yang cukup banyak.

Karena itu, penyedia logistik dapat mempertimbangkan berat aktual maupun berat volumetrik.

2. Jarak dan Rute Pengiriman

Semakin jauh lokasi tujuan, semakin besar kebutuhan transportasi yang diperlukan.

Namun, jarak bukan satu-satunya penentu. Ketersediaan jalur, jadwal keberangkatan, titik transit, akses alamat tujuan, dan kebutuhan penerusan juga dapat memengaruhi biaya.

3. Moda Transportasi

Pengiriman melalui darat, laut, dan udara memiliki karakter biaya dan waktu yang berbeda.

Pengiriman udara umumnya dipilih untuk kebutuhan yang lebih cepat, sedangkan jalur darat atau laut dapat menjadi pilihan untuk barang yang tidak terlalu mendesak.

Pemilihan moda perlu disesuaikan dengan anggaran, jenis barang, rute, dan target waktu penerimaan.

4. Jenis Barang

Barang mudah pecah, bernilai tinggi, mengandung cairan, berukuran tidak standar, atau membutuhkan suhu tertentu dapat memerlukan penanganan khusus.

Kebutuhan packing, alat bantu, perlindungan, atau dokumen tambahan dapat memengaruhi total biaya.

5. Kecepatan Pengiriman

Layanan dengan waktu pengiriman lebih singkat umumnya memiliki biaya lebih tinggi dibandingkan layanan reguler.

Sebelum memilih layanan cepat, pertimbangkan kembali apakah barang memang harus segera tiba atau masih dapat mengikuti jadwal pengiriman reguler.

Bagaimana Cara Menekan Biaya Pengiriman Cargo?

Biaya pengiriman dapat dikendalikan melalui perencanaan yang lebih baik. Tujuannya bukan sekadar memilih tarif termurah, tetapi memastikan biaya yang dibayarkan sesuai dengan kebutuhan barang dan operasional bisnis.

Beberapa langkah berikut juga dapat dilengkapi dengan cara menyiapkan pengiriman agar lebih hemat sesuai karakter barang dan rute yang digunakan.

Gunakan Kemasan yang Efisien

Kemasan yang terlalu besar dapat meningkatkan berat volumetrik.

Gunakan ukuran kemasan yang sesuai dengan dimensi produk, tetapi tetap memberikan perlindungan yang cukup. Jangan mengurangi keamanan barang hanya untuk mengecilkan ukuran kemasan.

Untuk produk yang rutin dikirim, evaluasi ukuran kardus dan material packing secara berkala. Selisih beberapa sentimeter dapat berpengaruh apabila jumlah pengiriman cukup banyak.

Gabungkan Pengiriman

Menggabungkan beberapa pesanan dalam satu jadwal pengiriman dapat membantu mengurangi frekuensi pickup dan biaya administrasi.

Sebagai contoh, UMKM dapat mempertimbangkan mengirim stok mingguan dalam satu jadwal dibandingkan mengirim barang setiap hari dalam jumlah kecil.

Namun, konsolidasi tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan stok, waktu penerimaan pelanggan, dan kapasitas penyimpanan.

Bandingkan Total Biaya Antar Penyedia

Jangan hanya membandingkan tarif per kilogram.

Periksa juga:

• minimum berat;

• perhitungan berat volume;

• biaya pickup;

• biaya pengantaran;

• biaya packing;

• biaya handling;

• perlindungan barang;

• estimasi waktu;

• cakupan wilayah.

Penyedia dengan tarif per kilogram lebih rendah belum tentu memberikan total biaya paling kecil apabila terdapat banyak komponen tambahan.

Pilih Moda yang Sesuai

Tidak semua pengiriman membutuhkan layanan udara atau ekspres.

Untuk barang yang tidak mendesak, pengiriman melalui jalur darat atau laut dapat dipertimbangkan. Sebaliknya, pengiriman cepat dapat digunakan ketika keterlambatan berpotensi mengganggu operasional atau pelayanan kepada pelanggan.

Kelola Persediaan dengan Baik

Perencanaan stok membantu UMKM mengurangi pengiriman mendadak.

Jika stok dipantau secara rutin, bisnis dapat menjadwalkan pengiriman lebih awal, menggabungkan beberapa kebutuhan, dan memilih moda yang lebih sesuai dengan anggaran.

Sebaliknya, kekurangan stok dapat memaksa bisnis menggunakan layanan yang lebih cepat dan lebih mahal.

Mengapa UMKM Perlu Mencatat Biaya Pengiriman?

Pencatatan biaya logistik membantu bisnis mengetahui jumlah pengeluaran operasional secara lebih akurat.

Tanpa pencatatan yang rapi, ongkir sering hanya terlihat sebagai satu angka besar pada akhir bulan. Pemilik usaha kemudian kesulitan mengetahui produk, pesanan, pelanggan, atau wilayah mana yang membutuhkan biaya distribusi paling besar.

Agar evaluasinya lebih jelas, biaya pengiriman dapat dipisahkan menjadi beberapa kategori, seperti:

• ongkir utama;
• pickup;
• packing;
• handling;
• asuransi;
• pergudangan;
• biaya tambahan yang telah disepakati.

Data tersebut dapat digunakan untuk mengevaluasi efisiensi distribusi, menentukan harga jual, dan menghitung margin keuntungan.

Sebagai contoh, sebuah produk mungkin menghasilkan penjualan tinggi. Namun, setelah biaya packing, pickup, dan pengiriman dihitung, margin akhirnya ternyata lebih kecil dibandingkan produk lain.

Untuk UMKM yang ingin mulai menata pembukuan, penggunaan software pembukuan seperti Kledo dapat membantu mencatat pemasukan, pengeluaran, pembelian, penjualan, laporan laba rugi serta biaya operasional dalam satu sistem.

Setelah transaksi dimasukkan atau diimpor, biaya pengiriman dapat dikelompokkan sesuai kebutuhan bisnis. Data tersebut kemudian dapat digunakan dalam penyusunan laporan laba rugi, arus kas, dan laporan keuangan lainnya.

Pencatatan yang terstruktur juga membantu pemilik usaha menjawab beberapa pertanyaan penting:

• Apakah biaya pengiriman ke wilayah tertentu terlalu tinggi?
• Apakah subsidi ongkir masih sesuai dengan margin?
• Apakah kemasan yang digunakan sudah efisien?
• Apakah beberapa pengiriman dapat digabungkan?
• Apakah terjadi selisih berulang antara estimasi dan invoice?
• Produk mana yang memiliki biaya distribusi paling besar?

Ketika jumlah transaksi mulai bertambah, Kledo juga dapat digunakan untuk membantu mengelola pembukuan, transaksi penjualan dan pembelian, inventori, serta laporan bisnis.

Bagaimana Memilih Jasa Cargo yang Tepat?

Memilih jasa cargo sebaiknya tidak hanya berdasarkan penawaran tarif paling murah.

Pertimbangkan juga kualitas layanan, kejelasan biaya, dan kesesuaiannya dengan kebutuhan barang.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• cakupan wilayah pengiriman;

• estimasi waktu pengiriman;

• minimum berat;

• metode perhitungan berat;

• layanan tracking;

• pilihan perlindungan barang;

• layanan pickup dan pengantaran;

• kemudahan menghubungi customer service;

• penanganan untuk barang tertentu;

• rincian biaya yang diberikan.

Sebelum menyetujui penawaran, tanyakan apakah tarif sudah mencakup pickup, pengantaran sampai alamat, handling, dan biaya tambahan lainnya.

Setelah berat, dimensi, asal, dan tujuan barang diketahui, pelaku usaha dapat mengecek estimasi ongkir cargo sebagai gambaran awal sebelum mengonfirmasikan kebutuhan pengiriman kepada tim operasional.

Informasi yang jelas sejak awal membantu UMKM mengurangi risiko perubahan biaya setelah barang diproses.

Mengapa Perencanaan Logistik Menjadi Investasi bagi UMKM?

Perencanaan logistik membantu UMKM mengendalikan biaya sekaligus menjaga pelayanan kepada pelanggan.

Pengiriman yang terjadwal, biaya yang tercatat, dan ketersediaan stok yang terpantau dapat membantu bisnis menghindari keputusan mendadak.

UMKM juga dapat menggunakan data pengiriman untuk mengevaluasi wilayah distribusi, vendor logistik, ukuran kemasan, serta kebijakan subsidi ongkir.

Dengan memahami cara menghitung biaya pengiriman cargo, mengenali faktor yang memengaruhi tarif, dan mencatat pengeluaran secara terstruktur, pelaku usaha dapat mengoptimalkan distribusi barang tanpa mengabaikan kondisi keuangan bisnis.

Memilih mitra logistik yang sesuai dan menggunakan sistem pencatatan yang rapi merupakan dua langkah yang saling mendukung. Pengiriman membantu barang sampai kepada pelanggan, sedangkan pencatatan membantu bisnis mengetahui apakah proses distribusi tersebut masih memberikan keuntungan yang sehat.

Kesimpulan

Mengendalikan biaya pengiriman cargo dimulai dengan memahami seluruh komponen biaya, bukan hanya tarif per kilogram.

Berat aktual, berat volume, minimum pengiriman, pickup, packing, handling, moda transportasi, dan akses lokasi dapat memengaruhi jumlah akhir yang harus dibayar.

Bagi UMKM, biaya tersebut juga perlu dicatat dan dikelompokkan dengan tepat. Dengan pencatatan yang rapi, bisnis dapat mengetahui biaya per pesanan, mengevaluasi margin, dan menentukan harga jual berdasarkan pengeluaran yang sebenarnya.

Sebelum mengirim barang, pastikan proses packing sudah selesai, timbang dan ukur setiap koli, catat kebutuhan tambahan, lalu minta rincian biaya secara lengkap.

Setelah pengiriman selesai, cocokkan estimasi dengan invoice aktual dan masukkan seluruh komponennya ke dalam pembukuan.

Dengan perencanaan logistik dan pencatatan keuangan yang terstruktur, UMKM dapat mengendalikan biaya distribusi sekaligus mendukung pertumbuhan usaha dalam jangka panjang.

Artikel ini merupakan hasil kerja sama Kledo dan MUAT Cargo.