Jasa Pengiriman Souvenir Event dan Merchandise Perusahaan

Souvenir perusahaan biasanya sudah memiliki tujuan yang jelas. Ada yang disiapkan untuk seminar, pelatihan, gathering, pameran, peluncuran produk, atau dibagikan ke beberapa kantor cabang.

Barangnya pun tidak selalu satu jenis. Dalam satu kegiatan, perusahaan dapat mengirimkan seminar kit berisi tote bag, notebook, alat tulis, tumbler, produk sponsor, materi cetak, hingga perlengkapan meja registrasi.

Setelah produksi selesai, tantangan berikutnya adalah memastikan semua barang sampai ke lokasi yang tepat sebelum digunakan. Puluhan kardus harus dipacking, diberi kode, dibagi berdasarkan tujuan, dan diterima oleh orang yang mengetahui kebutuhan acara.

Karena itu, memilih jasa kirim souvenir tidak cukup hanya dengan menanyakan harga per kilogram. Pengirim juga perlu memperhitungkan jumlah koli, ukuran setelah packing, karakter isi, lokasi penerima, akses kendaraan, serta waktu yang dibutuhkan panitia untuk memeriksa barang.

MUAT Cargo melayani pengiriman souvenir event, seminar kit, goodie bag, merchandise perusahaan, dan perlengkapan acara ke berbagai kota di Indonesia. Pilihan layanan disesuaikan dengan kota asal, tujuan, berat, dimensi, jumlah koli, isi barang, serta target penerimaan.

Sudah memiliki data barang? Siapkan kota asal, tujuan, jumlah koli, berat, dimensi, foto packing, dan tanggal barang harus diterima agar kebutuhan pengiriman dapat diperiksa dengan lebih tepat.

Mengapa Pengiriman Souvenir Perlu Direncanakan Sebelum Hari Acara?

Pengiriman souvenir berbeda dari pengiriman stok biasa.

Jika stok toko terlambat, jadwal penjualan mungkin masih dapat disesuaikan. Namun, seminar kit yang tiba setelah acara selesai tidak lagi dapat digunakan sesuai rencana.

Sebagian souvenir juga dibuat khusus untuk satu kegiatan. Logo perusahaan, nama acara, warna kampanye, dan tanggal pelaksanaan sudah tercetak pada barang. Jika jumlahnya kurang, rusak, atau tertukar dengan tujuan lain, penggantinya belum tentu dapat diproduksi dalam waktu singkat.

Karena itu, target pengiriman sebaiknya bukan sekadar “sampai sebelum acara”. Tentukan waktu ketika panitia harus sudah menerima barang untuk:

• menghitung seluruh koli;

• memeriksa kondisi kemasan;

• mencocokkan isi dengan packing list;

• memisahkan kebutuhan peserta dan panitia;

• menata barang di lokasi;

• melaporkan kekurangan kepada vendor.

Misalnya, sebuah perusahaan menyiapkan 600 seminar kit untuk kegiatan di Surabaya. Setelah dipacking, barang terbagi menjadi 24 kardus peserta, 3 kardus panitia, dan 2 kardus cadangan.

Jika setiap kardus hanya diberi nama acara, panitia harus membukanya satu per satu untuk mengetahui isinya. Namun, jika barang sudah dikelompokkan sejak dari vendor, setiap koli dapat langsung diarahkan ke meja registrasi, ruang panitia, atau area penyimpanan.

Tanpa pembagian yang jelas, barang yang sudah tiba pun masih dapat menyulitkan panitia ketika waktu persiapan acara semakin sempit.

Jenis Souvenir dan Risiko Selama Pengiriman

Nama “souvenir” belum cukup untuk menentukan metode pengiriman. Isi, material, dan bentuk kemasannya perlu dijelaskan karena setiap produk memiliki risiko yang berbeda.

Souvenir yang berisi power bank atau perangkat dengan baterai lithium perlu diinformasikan sebelum layanan dipilih. Barang dengan baterai memiliki ketentuan khusus, terutama untuk pengiriman melalui udara.

Kelayakan pengiriman akan bergantung pada jenis baterai, kapasitas, jumlah unit, kemasan, rute, serta ketentuan operator. Informasi umum mengenai baterai lithium dapat dibaca melalui panduan IATA tentang pengiriman baterai.

Untuk mug, keramik, kaca, atau barang lain yang mudah pecah, pelajari juga cara packing barang pecah belah sebelum barang diserahkan untuk dikirim.

Atur Koli, Tujuan, dan PIC Penerima

Pola distribusi perlu ditentukan sebelum packing dimulai. Cara menyiapkan souvenir untuk satu hotel berbeda dari pengiriman merchandise menuju beberapa kantor cabang.

Pengiriman ke satu lokasi event

Pengiriman menuju hotel, kampus, kantor, gedung pertemuan, atau area pameran relatif lebih sederhana karena semua barang memiliki alamat tujuan yang sama.

Meskipun demikian, kardus tetap sebaiknya dipisahkan berdasarkan fungsi. Seminar kit peserta, perlengkapan panitia, materi sponsor, hadiah pembicara, dan barang cadangan tidak perlu dicampur dalam satu kelompok.

Gunakan label yang mudah dipahami, misalnya:

• peserta;

• registrasi;

• panitia;

• pembicara;

• sponsor;

• cadangan.

PIC penerima juga perlu mengetahui jumlah keseluruhan koli, perkiraan kedatangan, lokasi penurunan barang, serta tempat penyimpanan sementara.

Distribusi ke beberapa kantor cabang

Perusahaan dapat memesan merchandise dari satu vendor, kemudian mengirimkannya ke beberapa kantor cabang.

Dalam kondisi ini, barang untuk setiap kota sebaiknya sudah dipisahkan sebelum pickup. Hindari mengirim seluruh souvenir ke satu lokasi jika tidak ada tim yang akan melakukan sortir ulang.

Setiap tujuan perlu memiliki informasi tersendiri, meliputi:

• alamat lengkap hingga kecamatan dan kode pos;

• jumlah unit;

• jumlah koli;

• nama dan nomor telepon PIC;

• kategori barang;

• target penerimaan;

• packing list.

Jika merchandise dibagi ke lima kota, setiap tujuan perlu dihitung dan dijadwalkan secara terpisah. Sampaikan seluruh daftar distribusi sejak awal agar kebutuhan layanan dapat diperiksa dengan benar.

Pengiriman langsung dari vendor ke venue

Pengiriman langsung dari lokasi vendor dapat mengurangi perpindahan barang. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan vendor dan panitia menggunakan data yang sama.

Panitia sebaiknya mengetahui:

• nama vendor atau pengirim;

• jumlah koli;

• kategori isi;

• perkiraan waktu penerimaan;

• kendaraan yang digunakan;

• lokasi penurunan barang;

• dokumen yang perlu ditandatangani.

Jika venue berada di hotel, pusat perbelanjaan, gedung perkantoran, atau area pameran, periksa juga jam operasional loading dock dan prosedur keamanan.

Beberapa lokasi dapat meminta surat jalan, data kendaraan, nama pengemudi, atau konfirmasi dari penyelenggara sebelum barang diizinkan masuk.

Gunakan Label dan Packing List yang Mudah Diperiksa

Pada pengiriman puluhan kardus, label menjadi bagian dari kontrol barang. Tulisan yang terlalu kecil, mudah lepas, atau hanya mencantumkan nama kota akan menyulitkan proses sortir.

Setiap koli sebaiknya memuat:

• nama kegiatan;

• kota tujuan;

• alamat penerima;

• nama dan nomor telepon PIC;

• kategori isi;

• nomor urut koli;

• total koli;

• instruksi penanganan jika diperlukan.

Format Koli 03/18 lebih mudah diperiksa daripada hanya menulis “Kardus 3”. Penerima dapat langsung mengetahui bahwa kardus tersebut merupakan koli ketiga dari total 18 koli.

Untuk distribusi ke beberapa kota, gunakan kode yang konsisten.

Kode tidak perlu rumit. Tujuannya agar vendor, pengirim, petugas sortir, dan penerima membaca penanda yang sama.

Selain label fisik, buat packing list digital yang mencantumkan jumlah koli dan isi setiap kelompok. Kirimkan salinannya kepada PIC sebelum barang tiba.

Packing dan Jadwal Pengiriman Souvenir

Packing perlu melindungi barang tanpa membuat ukuran kiriman membesar secara tidak perlu.

Kardus yang terlalu longgar membuat isi bergerak saat dipindahkan. Sebaliknya, terlalu banyak lapisan dapat memperbesar volume dan meningkatkan kebutuhan ruang di armada.

Gunakan kardus yang ukurannya mendekati ukuran barang setelah diberi perlindungan. Isi ruang kosong secukupnya agar produk tidak berpindah posisi selama perjalanan.

Gift box, kotak presentasi, atau kemasan dekoratif sebaiknya tidak langsung dijadikan kemasan pengiriman. Masukkan ke kardus luar agar permukaan dan bentuknya tetap terjaga.

Untuk barang yang dapat ditumpuk, pastikan kardus bagian bawah cukup kuat menahan tekanan. Hindari menempatkan mug, tumbler logam, atau produk berat di atas barang yang mudah penyok.

Packing kayu tidak otomatis diperlukan untuk semua souvenir. Penggunaannya perlu mempertimbangkan:

• material barang;

• tingkat kerentanan;

• nilai barang;

• berat dan dimensi;

• risiko tekanan;

• cara pemindahan;

• moda pengiriman.

Sebelum kardus ditutup dan diserahkan, foto kondisi barang serta kemasannya. Dokumentasi ini membantu jika jumlah atau kondisi barang perlu diperiksa kembali.

Pembahasan keamanan packing dan persiapan barang dapat dilanjutkan melalui panduan pengiriman cargo yang aman.

Hitung jadwal mundur dari hari acara

Tidak ada satu estimasi pengiriman yang berlaku untuk semua rute. Waktu perjalanan dipengaruhi kota asal, tujuan, moda, jadwal keberangkatan, transit, akses penerima, dan kondisi operasional.

Perencanaan dapat dimulai dengan langkah berikut:

1. Tentukan hari dan jam acara.

2. Tentukan kapan panitia mulai menata lokasi.

3. Sisihkan waktu untuk menghitung dan memeriksa barang.

4. Tentukan tanggal barang harus sudah diterima.

5. Konsultasikan tanggal pickup berdasarkan rute dan layanan.

Jangan menggunakan tanggal selesai produksi sebagai tanggal keberangkatan. Barang masih perlu diperiksa, dihitung, dipacking, diberi label, dan disiapkan untuk pickup atau penyerahan.

Jika acara berlangsung pada hari Senin, menargetkan barang tiba pada Minggu malam tidak memberi cukup waktu untuk mengatasi kekurangan, salah isi, atau kerusakan kemasan.

Target penerimaan juga perlu menyesuaikan jam operasional venue dan ketersediaan PIC. Barang yang tiba saat gedung tutup dapat tertahan meskipun perjalanan sudah selesai.

Pilihan Layanan MUAT untuk Mengirim Souvenir

Pemilihan layanan tidak hanya bergantung pada jumlah unit. Berat, dimensi, jumlah tujuan, akses lokasi, dan target penerimaan perlu diperiksa secara bersamaan.

Cargo reguler dan LTL

Cargo reguler dapat dipertimbangkan untuk seminar kit, goodie bag, merchandise, dan perlengkapan event dalam jumlah banyak.

Untuk banyak rute dari origin utama Jakarta, Surabaya, dan Makassar, minimum cargo reguler umumnya mulai dari 50 kg. Pengiriman dari luar origin utama umumnya memiliki minimum mulai dari 100 kg.

Minimum aktual tetap mengikuti origin, tujuan, rute, dan layanan yang digunakan.

Untuk muatan yang belum membutuhkan satu kendaraan khusus, pengiriman dapat menggunakan skema LTL. Barang menggunakan sebagian ruang armada bersama kiriman lain yang bergerak menuju arah yang sama.

LTL dapat dipertimbangkan ketika souvenir sudah terlalu banyak untuk dikirim sebagai paket satuan, tetapi volumenya belum memerlukan satu truk penuh.

Pelajari lebih lanjut melalui halaman layanan cargo darat MUAT dan artikel tentang perbedaan LTL dan FTL.

FTL untuk barang dan perlengkapan event dalam jumlah besar

FTL menggunakan satu kendaraan untuk satu kebutuhan pengiriman.

Layanan ini dapat dipertimbangkan ketika souvenir dikirim bersama:

• backdrop;

• booth;

• meja display;

• perlengkapan registrasi;

• material promosi;

• kebutuhan event lainnya.

FTL juga dapat digunakan ketika volume barang sudah cukup besar atau jadwal loading perlu diatur secara khusus.

Jenis armada tetap harus ditentukan berdasarkan berat, dimensi, bentuk barang, akses pickup, dan akses lokasi tujuan.

MUAT Express untuk kebutuhan melalui udara

Untuk kiriman 10–49 kg yang memerlukan moda udara, MUAT Express dapat dikonsultasikan dari origin aktif Jakarta, Tangerang, dan Surabaya.

Minimum pengiriman adalah 10 kg dengan estimasi umum 1–5 hari untuk kota besar. Ketersediaan rute dan kelayakan barang tetap perlu diperiksa.

Skema utama MUAT Express adalah drop-off. Kebutuhan pickup perlu dikonfirmasi berdasarkan lokasi, akses, berat, dan kondisi operasional.

Barang dengan cairan, baterai, aerosol, makanan tertentu, atau ketentuan khusus lainnya harus diinformasikan sebelum layanan dikonfirmasi.

Faktor yang Memengaruhi Biaya Kirim Souvenir

Biaya pengiriman tidak cukup dihitung dari jumlah unit.

Lima ratus pulpen memiliki berat dan kebutuhan ruang yang berbeda dari lima ratus mug, lima ratus tumbler, atau lima ratus gift box.

Beberapa faktor yang memengaruhi perhitungan meliputi:

Berat aktual

Berat dihitung setelah seluruh barang selesai dipacking. Jika ukuran dan isi kardus berbeda, timbang setiap koli agar datanya lebih akurat.

Dimensi setelah packing

Panjang, lebar, dan tinggi digunakan untuk mengetahui ruang yang dibutuhkan barang.

Kiriman yang ringan tetapi berukuran besar dapat dihitung berdasarkan volume. Cara mengukurnya dapat dibaca pada panduan menghitung dimensi cargo.

Kota asal dan tujuan

Rute, jarak, transit, jadwal keberangkatan, serta akses lokasi dapat memengaruhi pilihan layanan dan biaya.

Jumlah alamat penerima

Pengiriman ke satu venue berbeda dari distribusi ke beberapa kantor cabang. Setiap kota perlu dihitung berdasarkan jumlah barang dan alamatnya.

Packing dan handling

Mug, kaca, keramik, perangkat elektronik, atau barang berbentuk tidak beraturan dapat memerlukan perlindungan dan penanganan tambahan.

Pickup dan akses kendaraan

Lokasi vendor di gedung, pusat perbelanjaan, gang sempit, atau area tanpa tempat loading dapat memerlukan pengaturan kendaraan yang berbeda.

Tarif final baru dapat diperiksa setelah data fisik barang dan rute tersedia.

Hindari meminta penawaran hanya dengan informasi “500 souvenir” tanpa menjelaskan jumlah koli, berat, dimensi, serta tujuan pengiriman.

Data yang Perlu Disiapkan untuk Mendapatkan Penawaran

Agar pemeriksaan layanan dapat dilakukan lebih cepat, siapkan data berikut.

Untuk pengiriman ke beberapa kota, sertakan file pembagian tujuan. Pisahkan jumlah unit, jumlah koli, alamat, dan PIC untuk setiap cabang.

Alur Pengiriman Souvenir melalui MUAT Cargo

1. Sampaikan kebutuhan pengiriman

Informasikan jenis kegiatan, kota asal, tujuan, jumlah alamat, dan tanggal barang akan digunakan.

2. Kirim data barang

Berikan jumlah koli, berat, dimensi, foto packing, dan penjelasan isi souvenir.

3. Pemeriksaan layanan

Data akan digunakan untuk memeriksa pilihan moda, minimum berat, jadwal, serta kebutuhan penanganan barang.

4. Konfirmasi biaya dan mekanisme penyerahan

Setelah kebutuhan diperiksa, pengirim akan memperoleh informasi layanan, estimasi, biaya, serta mekanisme pickup atau drop-off.

5. Siapkan label dan koordinasikan penerimaan

Pastikan seluruh koli memiliki kode yang benar. Kirim packing list dan informasi kedatangan kepada PIC penerima.

Kesalahan yang Sering Mengganggu Pengiriman Souvenir

Baru mencari layanan ketika produksi selesai

Konsultasi pengiriman sebaiknya dilakukan sebelum seluruh barang selesai diproduksi. Data awal membantu memperkirakan kebutuhan waktu, packing, dan moda.

Perhitungan final tetap dilakukan setelah berat serta dimensi akhir tersedia.

Mengukur sebelum barang dipacking

Bubble wrap, sekat, kardus luar, dan pallet dapat mengubah berat maupun dimensi. Gunakan ukuran setelah packing selesai.

Mencampurkan beberapa tujuan

Barang untuk kota berbeda sebaiknya tidak disatukan tanpa kode. Pisahkan sejak dari vendor untuk mengurangi risiko salah sortir.

Mengandalkan label fragile

Label fragile hanya memberikan informasi. Perlindungan utama tetap berasal dari kemasan, sekat, stabilisasi isi, dan layanan yang sesuai.

Menggunakan PIC yang tidak berada di lokasi

Setiap alamat sebaiknya memiliki penerima yang benar-benar berada di tempat. Nomor kantor pusat tidak selalu membantu ketika barang sudah tiba di kota tujuan.

Konsultasikan Pengiriman Sebelum Jadwal Acara Terlalu Dekat

Pengiriman souvenir yang direncanakan dengan baik membantu vendor, perusahaan, event organizer, panitia, dan penerima bekerja menggunakan informasi yang sama.

Tidak semua barang harus dikirim menggunakan layanan tercepat atau satu kendaraan khusus. Pilihan yang sesuai bergantung pada jumlah koli, berat, volume, rute, isi barang, dan batas waktu penerimaan.

MUAT Cargo melayani pengiriman seminar kit, goodie bag, merchandise perusahaan, material promosi, hadiah kegiatan, dan perlengkapan event ke berbagai kota.

Saat menghubungi MUAT, sertakan:

kota asal, tujuan, jenis barang, jumlah koli, berat, dimensi, foto packing, tanggal barang siap, dan target penerimaan.

Konsultasi pengiriman dapat dilakukan melalui WhatsApp MUAT Cargo di +62 813-1500-5355.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa minimum pengiriman souvenir melalui MUAT Cargo?

Untuk banyak rute dari origin utama Jakarta, Surabaya, dan Makassar, minimum cargo reguler umumnya mulai dari 50 kg. Dari luar origin utama, minimum umumnya mulai dari 100 kg.

Untuk kebutuhan melalui udara, MUAT Express melayani berat 10–49 kg dari Jakarta, Tangerang, dan Surabaya. Ketentuan akhir tetap mengikuti rute dan layanan.

Apakah souvenir dapat dikirim ke beberapa kantor cabang?

Bisa dikonsultasikan. Siapkan alamat, jumlah unit, jumlah koli, PIC, nomor telepon, dan target penerimaan untuk setiap kota.

Setiap tujuan perlu dihitung dan dijadwalkan secara terpisah.

Apakah MUAT menyediakan pickup dari lokasi vendor?

Pickup tersedia sesuai area, berat, volume, akses lokasi, dan kondisi operasional.

Berikan alamat lengkap serta foto akses jika vendor berada di gedung, pusat perbelanjaan, gang sempit, atau lokasi tanpa area loading.

Apakah souvenir pecah belah wajib menggunakan packing kayu?

Tidak selalu. Kebutuhan packing kayu bergantung pada material, nilai, berat, bentuk, risiko tekanan, moda, dan rute pengiriman.

Apakah merchandise berupa power bank dapat dikirim?

Kelayakannya perlu diperiksa terlebih dahulu. Informasikan jenis produk, jumlah unit, kapasitas baterai, kemasan, origin, dan tujuan.

Barang dengan baterai memiliki ketentuan khusus, terutama untuk pengiriman melalui udara.

Kapan souvenir sebaiknya dikirim sebelum acara?

Tentukan kapan panitia perlu mulai menghitung dan menata barang, lalu hitung jadwal mundur dari waktu tersebut.

Hindari menargetkan barang tiba tepat pada hari acara.

Apakah tersedia asuransi untuk souvenir bernilai tinggi?

Ketersediaan asuransi perlu diperiksa berdasarkan jenis barang, nilai, rute, layanan, dan dokumen pendukung.

Informasikan nilai barang sejak awal agar ketentuannya dapat dikonsultasikan.