Delivery Order Adalah: Fungsi, Alur, dan Bedanya dengan Surat Jalan serta POD

Barang yang sudah dipesan tidak selalu dapat langsung dikeluarkan dari gudang. Tim operasional tetap membutuhkan dasar yang jelas: barang mana yang harus disiapkan, berapa jumlahnya, siapa penerimanya, dan apakah pengeluarannya sudah disetujui.

Salah satu dokumen yang digunakan untuk mengendalikan proses tersebut adalah Delivery Order atau DO.

Istilah ini sering menimbulkan kebingungan karena digunakan dalam lebih dari satu konteks. Pada perusahaan distributor atau manufaktur, DO dapat menjadi instruksi kepada gudang untuk menyiapkan barang. Dalam pengiriman laut, Delivery Order dapat berarti otorisasi dari carrier agar kargo yang telah tiba dapat dilepaskan kepada consignee.

Karena fungsinya berbeda menurut konteks, Delivery Order tidak dapat langsung disamakan dengan surat jalan ataupun Proof of Delivery. Ketiganya mungkin digunakan dalam satu rangkaian pengiriman, tetapi masing-masing bekerja pada tahap yang berbeda.

Delivery Order Adalah Apa?

Delivery Order adalah dokumen yang berisi instruksi atau otorisasi untuk menyiapkan, mengeluarkan, melepaskan, atau menyerahkan barang kepada pihak yang berhak.

Fungsi sebenarnya perlu dilihat dari:

• siapa yang menerbitkan dokumen;

• kepada siapa dokumen diberikan;

• kapan dokumen tersebut digunakan;

• tindakan apa yang diperbolehkan oleh dokumen tersebut.

Dalam praktik logistik, Delivery Order paling sering dijumpai dalam dua konteks berikut.

Delivery Order dalam Distribusi dan Operasional Gudang

Pada perusahaan dagang, supplier, distributor, atau manufaktur, Delivery Order biasanya dibuat setelah pesanan pelanggan diverifikasi.

Dokumen tersebut menjadi dasar bagi tim gudang untuk melakukan picking, pemeriksaan jumlah, packing, dan penyiapan barang di area dispatch.

Dalam konteks ini, DO menjawab pertanyaan:

Barang apa yang sudah disetujui untuk disiapkan dan dikeluarkan dari gudang?

Sebagai ilustrasi, sebuah distributor perlengkapan listrik menerima pesanan 30 koli komponen panel. Setelah stok, harga, dan alamat tujuan diperiksa, sistem perusahaan menerbitkan Delivery Order.

Petugas gudang kemudian menggunakan dokumen tersebut untuk mencocokkan kode barang, jumlah unit, lokasi rak, dan penerima. Jika seluruh data sesuai, barang dipindahkan ke area packing dan disiapkan untuk dijemput perusahaan pengiriman.

Dalam sistem ERP atau Warehouse Management System, dokumen yang menggerakkan proses pengeluaran barang dapat disebut outbound delivery, delivery instruction, release order, atau nama internal lainnya.

Pada sistem seperti SAP, outbound delivery digunakan sebagai dasar aktivitas pengiriman seperti picking, packing, transportasi, dan pencatatan barang keluar. Penjelasan proses tersebut dapat dilihat pada dokumentasi outbound delivery dalam sistem SAP.

Istilah delivery note juga sering ditemukan, tetapi fungsinya tidak selalu sama dengan Delivery Order. Di sebagian perusahaan, delivery note justru menyertai barang atau digunakan saat serah terima.

Karena itu, jangan menentukan fungsi dokumen hanya berdasarkan namanya. Periksa isi dan tahap penggunaannya.

Delivery Order untuk Pelepasan Kargo Laut

Dalam pengiriman laut, Delivery Order memiliki fungsi yang berbeda.

DO dapat menjadi otorisasi dari carrier, shipping line, NVOCC, atau agen pelepas yang berwenang agar kargo dapat diserahkan kepada consignee atau pihak yang diberi kuasa.

Pada tahap ini, barang bukan lagi sedang disiapkan dari stok penjual. Muatan biasanya sudah tiba di pelabuhan, terminal, depo, atau gudang tujuan dan menunggu proses pelepasan.

Penerbitan atau aktivasi DO dapat berkaitan dengan:

• kecocokan dokumen pengangkutan;

• identitas consignee;

• status kedatangan barang;

• penyelesaian biaya carrier;

• ketentuan Bill of Lading;

• masa berlaku dokumen;

• otorisasi pihak yang mengambil barang.

Dalam konteks pelepasan kargo laut, DO diterbitkan oleh carrier atau pihak pelepas yang memiliki kewenangan. Sementara itu, persetujuan kepabeanan diberikan melalui proses yang berada di bawah otoritas bea cukai.

Artinya, memiliki Delivery Order tidak otomatis menunjukkan bahwa seluruh proses customs clearance telah selesai. Cargo release, customs clearance, dan pengeluaran barang dari terminal merupakan proses yang saling berhubungan, tetapi memiliki fungsi berbeda.

Maersk menjelaskan proses cargo release di pelabuhan sebagai rangkaian pemeriksaan dan otorisasi agar barang yang telah tiba dapat dilepaskan kepada importer atau consignee.

Untuk memahami posisi penerima dalam dokumen pengangkutan, baca juga pembahasan mengenai perbedaan consignee dan consignor.

Cara Mengetahui Jenis Delivery Order yang Anda Pegang

Nama “Delivery Order” belum tentu langsung menjelaskan fungsi dokumen. Gunakan beberapa pertanyaan berikut untuk mengenalinya.

Panduan ini tidak menggantikan pemeriksaan prosedur perusahaan atau carrier. Jika masih ragu, konfirmasikan fungsi dokumen kepada pihak yang menerbitkannya.

Perbedaan Delivery Order, Surat Jalan, dan POD

Delivery Order, surat jalan, dan Proof of Delivery dapat digunakan dalam satu rangkaian pengiriman. Namun, ketiganya menjawab pertanyaan yang berbeda.

Secara sederhana, alur distribusi dapat digambarkan sebagai berikut:

Pesanan → Delivery Order → Picking dan Packing → Surat Jalan → Pengiriman → Proof of Delivery

Pada pengiriman laut, DO juga dapat muncul di sisi tujuan, yaitu setelah kargo tiba dan sebelum barang dilepaskan dari terminal.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Delivery Order menjadi dasar agar barang dapat disiapkan, dikeluarkan, atau dilepaskan. Surat jalan digunakan ketika barang mulai bergerak dari lokasi asal menuju penerima.

Dalam distribusi domestik, urutannya dapat terlihat seperti berikut:

Pesanan disetujui → DO diterbitkan → barang disiapkan → surat jalan dibuat → barang diberangkatkan.

Pengemudi lebih sering membawa surat jalan karena dokumen tersebut mendampingi barang selama perjalanan.

Sementara itu, DO gudang dapat menjadi dokumen internal yang hanya digunakan oleh tim administrasi, warehouse, dan dispatch.

Penjelasan lebih lengkap mengenai format dan penggunaannya tersedia pada artikel surat jalan pengiriman barang.

Perbedaan Delivery Order dan Proof of Delivery

Delivery Order digunakan sebelum barang dikeluarkan atau dilepaskan. Proof of Delivery berada di bagian akhir proses.

POD berfungsi mengonfirmasi bahwa barang telah diserahkan kepada penerima. Bentuknya tidak selalu berupa lembar kertas khusus.

Bukti penerimaan dapat berupa:

• nama penerima;

• tanggal dan waktu penerimaan;

• tanda tangan;

• stempel perusahaan;

• foto barang saat diserahkan;

• lokasi penerimaan;

• status digital dari sistem carrier;

• catatan kerusakan atau kekurangan.

UPS mendefinisikan Proof of Delivery sebagai konfirmasi bahwa kiriman telah disampaikan sesuai tujuan.

Dengan demikian, DO bukan bukti bahwa barang sudah sampai. DO hanya menunjukkan bahwa penyiapan, pengeluaran, atau pelepasan barang telah memiliki dasar yang sesuai.

Apakah Surat Jalan yang Ditandatangani Dapat Digunakan sebagai Bukti Penerimaan?

Dapat, apabila prosedur pengirim, carrier, dan penerima memang menggunakan surat jalan yang telah ditandatangani sebagai bukti serah terima.

Namun, hal tersebut tidak berlaku otomatis pada semua perusahaan.

Dalam sistem lain, POD dapat diterbitkan sebagai catatan digital yang terpisah. Surat jalan tetap menjadi dokumen pengangkutan, sedangkan bukti penerimaan tercatat melalui aplikasi, sistem transportasi, atau delivery receipt.

Hal yang perlu diperiksa bukan hanya nama dokumennya, melainkan apakah catatan tersebut benar-benar memuat pihak penerima, waktu penyerahan, dan konfirmasi bahwa barang telah diterima.

Fungsi Delivery Order dalam Operasional Logistik

Delivery Order bukan sekadar dokumen administrasi. DO membantu mengendalikan pergerakan barang sebelum stok keluar atau kargo diserahkan.

Menjadi Dasar Pengeluaran Barang

Gudang sebaiknya tidak mengeluarkan barang hanya berdasarkan instruksi lisan atau pesan singkat yang tidak memiliki nomor referensi.

DO menunjukkan bahwa barang tertentu telah memperoleh persetujuan untuk diproses.

Dalam pelepasan kargo, prinsip yang sama digunakan agar muatan tidak diserahkan kepada pihak yang tidak berhak.

Membantu Picking dan Pemeriksaan

Petugas gudang dapat mencocokkan kode produk, jumlah unit, batch, nomor seri, atau jumlah koli berdasarkan informasi yang tercantum.

Pemeriksaan ini membantu menemukan selisih sebelum barang dimuat ke kendaraan.

Kesalahan picking yang diketahui setelah barang berangkat akan lebih sulit diperbaiki karena dapat melibatkan penarikan barang, pengiriman ulang, koreksi stok, dan tambahan biaya.

Memperjelas Penerima dan Lokasi Penyerahan

Nama pembeli belum tentu sama dengan lokasi tempat barang dibongkar.

Sebuah transaksi dapat dibuat atas nama kantor pusat, tetapi pengirimannya diarahkan ke toko, gudang cabang, pusat distribusi, pabrik, atau lokasi proyek.

DO dapat membantu mencatat consignee, alamat tujuan, PIC penerima, serta instruksi penyerahan.

Menghubungkan Pesanan dengan Aktivitas Fisik Barang

Purchase Order atau Sales Order menunjukkan adanya transaksi. Delivery Order menghubungkan transaksi tersebut dengan aktivitas gudang.

Melalui nomor referensi yang konsisten, tim administrasi, gudang, transportasi, dan penerima dapat menelusuri proses dari pesanan sampai serah terima.

Mendukung Rekonsiliasi Stok

Barang yang sudah dikeluarkan perlu tercatat dalam sistem persediaan.

DO dapat dihubungkan dengan catatan stok, invoice, surat jalan, resi, dan bukti penerimaan. Ketika terjadi selisih, tim dapat menelusuri pada tahap mana perbedaan tersebut muncul.

Informasi yang Biasanya Tercantum dalam Delivery Order

Tidak ada satu format Delivery Order yang wajib digunakan oleh seluruh perusahaan.

Strukturnya dapat berbeda menurut jenis bisnis, sistem administrasi, moda pengiriman, dan prosedur pihak yang menerbitkan.

Namun, informasi berikut umumnya ditemukan dalam DO:

Data berat dan dimensi dalam DO belum tentu menggambarkan kondisi barang setelah packing.

Karena itu, perusahaan pengiriman tetap membutuhkan berat aktual, ukuran setiap koli, jumlah pallet, jenis kemasan, dan kebutuhan handling sebelum menentukan armada dan biaya.

Bagaimana Alur Delivery Order?

Alur penggunaan DO bergantung pada jenis kegiatan logistiknya.

Alur DO dalam Gudang dan Distribusi

Proses umumnya dimulai ketika perusahaan menerima pesanan pelanggan atau permintaan pemindahan stok.

Tim administrasi memeriksa ketersediaan barang, status transaksi, alamat tujuan, dan jadwal pengiriman. Setelah pesanan disetujui, Delivery Order diterbitkan dan diteruskan kepada gudang.

Gudang menggunakan DO untuk melakukan picking. Barang kemudian diperiksa, dihitung ulang, dikemas, diberi label, dan dipindahkan ke area dispatch.

Sebelum pickup, data fisik barang dikonfirmasi kepada perusahaan cargo. Setelah jadwal ditetapkan, surat jalan dan dokumen pengangkutan lain disiapkan.

Ketika barang sampai, penerima melakukan pemeriksaan dan memberikan konfirmasi penerimaan.

Alur sederhananya:

Pesanan → verifikasi → Delivery Order → picking dan packing → surat jalan → pengiriman → bukti penerimaan.

Alur DO dalam Pelepasan Kargo Laut

Pada pengiriman laut, prosesnya tidak selalu berjalan dalam satu urutan yang sama.

Secara umum, tahapan dapat mencakup kedatangan kargo, pemeriksaan dokumen, penyelesaian biaya carrier, customs clearance apabila berlaku, penerbitan atau aktivasi DO, serta pengeluaran barang dari terminal.

Urutan detailnya dapat berbeda menurut:

• carrier;

• terminal atau pelabuhan;

• jenis Bill of Lading;

• status kepabeanan;

• skema pembayaran;

• pihak yang mewakili consignee;

• ketentuan pengiriman.

Ilustrasi umumnya:

Kargo tiba → dokumen dan persyaratan diperiksa → biaya carrier diselesaikan → customs clearance diproses jika berlaku → DO diterbitkan atau diaktifkan → barang dikeluarkan.

Alur tersebut merupakan gambaran umum, bukan urutan baku untuk seluruh shipment.

Untuk memahami dokumen lain yang dapat muncul dalam proses pelabuhan, baca juga dokumen bongkar muat barang.

Delivery Order Bukan Purchase Order atau Invoice

Delivery Order juga sering tertukar dengan Purchase Order dan invoice.

Purchase Order dibuat oleh pembeli untuk memesan barang kepada supplier.

Delivery Order digunakan agar barang dapat disiapkan, dikeluarkan, atau dilepaskan.

Invoice mencatat nilai transaksi dan digunakan sebagai dasar penagihan.

Urutan dokumen pada setiap perusahaan dapat berbeda. Sebagian bisnis menerbitkan invoice sebelum pengiriman, sedangkan perusahaan lain menerbitkannya setelah barang diserahkan.

Hal terpenting adalah konsistensi informasi antar dokumen.

Nama barang, jumlah, penerima, alamat tujuan, dan nomor referensi harus dapat ditelusuri dari pesanan hingga penerimaan.

Kesalahan Delivery Order yang Sering Menghambat Pengiriman

Jumlah dalam DO Tidak Sama dengan Barang Fisik

Selisih satu atau dua koli dapat memicu masalah saat penerimaan, pencatatan stok, dan penagihan.

Sebelum barang diserahkan kepada carrier, jumlah fisik perlu dicocokkan dengan Delivery Order dan surat jalan.

Alamat Tidak Menunjukkan Lokasi Bongkar Aktual

Alamat kantor pusat belum tentu menjadi tempat barang diturunkan.

Untuk pengiriman menuju pabrik, gudang pihak ketiga, pusat distribusi, atau proyek, pastikan alamat bongkar dan PIC lapangan sudah benar.

Tambahkan informasi akses jika lokasi hanya dapat dimasuki kendaraan tertentu.

Instruksi Handling Tidak Diteruskan

Keterangan seperti “tidak boleh ditumpuk”, “jaga posisi tegak”, atau “gunakan forklift dari sisi tertentu” tidak cukup hanya dicantumkan dalam DO internal.

Instruksi tersebut juga perlu disampaikan kepada perusahaan pengiriman dan diberi penanda yang jelas pada kemasan.

Referensi Antar Dokumen Tidak Konsisten

Nomor PO, DO, invoice, surat jalan, dan resi sebaiknya dapat saling ditelusuri.

Referensi yang berbeda tanpa keterangan akan menyulitkan pencarian dokumen ketika terjadi selisih atau komplain.

Menganggap DO Sudah Cukup untuk Menghitung Ongkir

DO mungkin mencantumkan nama dan jumlah barang, tetapi belum tentu berisi berat aktual setelah packing.

Biaya cargo dapat dipengaruhi oleh dimensi, jumlah koli, jenis kemasan, rute, lokasi pickup, akses kendaraan, dan kebutuhan alat bongkar.

Menganggap DO sebagai Bukti Barang Sudah Diterima

Delivery Order bukan bukti penyelesaian pengiriman.

Penerimaan tetap perlu dicatat melalui POD, delivery receipt, surat jalan yang ditandatangani, atau sistem serah terima yang digunakan oleh carrier dan penerima.

Bagaimana DO Digunakan Saat Mengirim Barang melalui MUAT Cargo?

Customer bisnis dapat memiliki Delivery Order dari ERP, WMS, supplier, distributor, atau sistem administrasi internal.

Dokumen tersebut membantu tim memahami identitas barang, jumlah unit, dan pihak penerima. Namun, DO bukan satu-satunya informasi yang diperlukan untuk merencanakan pengiriman cargo.

Sebelum menentukan layanan dan kendaraan, MUAT Cargo tetap memerlukan:

• jenis dan karakter barang;

• foto kondisi barang;

• jumlah koli atau unit;

• berat aktual;

• panjang, lebar, dan tinggi setelah packing;

• alamat pickup;

• lokasi bongkar;

• PIC pengirim dan penerima;

• akses kendaraan;

• kebutuhan forklift atau alat bongkar;

• target waktu penerimaan.

Sebagai contoh, DO dapat mencantumkan “20 unit rak besi”. Informasi tersebut belum cukup untuk menentukan kendaraan.

Tim masih perlu mengetahui apakah rak sudah dibongkar menjadi beberapa bagian, panjang setiap unit, berat total, jenis kemasan, dan apakah lokasi tujuan dapat dimasuki truk besar.

Apabila muatan belum memenuhi satu kendaraan, pengiriman dapat dikonsolidasikan melalui layanan cargo darat secara LTL.

Jika satu pengirim membutuhkan kendaraan khusus tanpa digabung dengan muatan customer lain, kebutuhan tersebut dapat dibicarakan melalui layanan pengiriman trucking.

Peran MUAT bukan menggantikan seluruh dokumen internal customer. Data dari DO digunakan bersama informasi fisik barang agar pemilihan layanan, kendaraan, jadwal, dan proses penyerahan dapat dipersiapkan dengan lebih tepat.

Checklist Sebelum Barang Dijemput

Sebelum pickup, periksa kembali:

1. nomor dan tanggal Delivery Order;

2. nama pengirim dan penerima;

3. alamat pickup dan lokasi bongkar;

4. PIC yang dapat dihubungi;

5. deskripsi barang;

6. jumlah unit, koli, atau pallet;

7. berat dan dimensi setelah packing;

8. kondisi kemasan;

9. instruksi handling;

10. jadwal penerimaan;

11. akses kendaraan;

12. referensi surat jalan atau pesanan.

Pemeriksaan ini membantu mencegah koreksi ketika kendaraan sudah berada di lokasi atau barang telah diberangkatkan.

Pertanyaan Umum tentang Delivery Order

Siapa yang menerbitkan Delivery Order?

Dalam distribusi, DO dapat diterbitkan oleh penjual, supplier, distributor, atau tim operasional. Dalam pengiriman laut, DO pelepasan kargo umumnya diterbitkan oleh carrier, shipping line, NVOCC, atau agen pelepas yang memiliki kewenangan.

Apakah Delivery Order sama dengan surat jalan?

Tidak. Delivery Order memberikan instruksi atau otorisasi agar barang disiapkan, dikeluarkan, atau dilepaskan. Surat jalan mencatat barang yang sedang dibawa menuju penerima.

Apakah Delivery Order sama dengan Proof of Delivery?

Tidak. Delivery Order digunakan sebelum barang dikeluarkan atau dilepaskan. Proof of Delivery digunakan setelah barang diterima oleh pihak tujuan.

Apakah sopir harus membawa Delivery Order?

Tidak selalu. DO gudang dapat menjadi dokumen internal yang hanya digunakan oleh bagian administrasi dan warehouse. Pengemudi lebih sering membawa surat jalan atau dokumen pengangkutan. Kebutuhan sebenarnya mengikuti prosedur perusahaan dan jenis pengiriman.

Apakah Delivery Order wajib untuk semua pengiriman?

Tidak. Sebagian perusahaan tidak menggunakan dokumen yang secara khusus diberi nama Delivery Order. Fungsi yang sama dapat dijalankan melalui sistem ERP, outbound delivery, release order, atau dokumen internal lain.

Apa yang harus dilakukan jika informasi dalam DO salah?

Hubungi pihak yang menerbitkan dokumen dan lakukan koreksi sebelum barang dikeluarkan. Hindari mengubah dokumen yang sudah disetujui secara sepihak karena perubahan dapat memengaruhi stok, penerima, dan jejak audit.

Kesimpulan

Delivery Order adalah dokumen yang menghubungkan keputusan bisnis dengan pergerakan fisik barang.

Dalam operasional gudang, DO dapat menjadi instruksi untuk menyiapkan dan mengeluarkan barang. Dalam pengiriman laut, DO dapat menjadi otorisasi agar kargo dilepaskan kepada consignee atau pihak yang diberi kuasa.

Fungsinya berbeda dari surat jalan yang mendampingi barang selama perjalanan dan Proof of Delivery yang mencatat bahwa barang telah diterima.

Bagi pengirim, hal terpenting bukan hanya memiliki dokumen bernama DO, tetapi memastikan fungsi dan informasi di dalamnya sesuai dengan kondisi barang sebenarnya.

Sebelum pengiriman cargo dijadwalkan, siapkan juga berat aktual, dimensi setelah packing, jumlah koli, alamat pickup, lokasi bongkar, PIC, akses kendaraan, dan kebutuhan handling. Data yang lengkap membantu proses pengiriman berjalan lebih tertib sejak barang disiapkan hingga diterima di tujuan.