Apa Itu Dispatch dalam Distribusi? Arti, Proses, dan Contohnya

Barang sudah selesai dikemas. Kendaraan juga dijadwalkan datang pagi hari. Namun, ketika truk tiba, jumlah koli masih berubah, satu barang belum diturunkan dari rak, dan petugas di lokasi tujuan belum mengetahui jadwal kedatangan.

Truk akhirnya harus menunggu. Waktu keberangkatan mundur dan jadwal pengiriman berikutnya ikut terganggu.

Situasi seperti ini menunjukkan bahwa barang yang sudah dikemas belum tentu benar-benar siap diberangkatkan. Masih ada tahap yang menghubungkan pekerjaan di gudang dengan perjalanan barang di lapangan. Tahap tersebut dikenal sebagai dispatch.

Ringkasnya, dispatch adalah tahap ketika kesiapan barang dipertemukan dengan kesiapan kendaraan, pengemudi, dokumen, jadwal, dan tujuan sebelum pengiriman dijalankan.

Apa Itu Dispatch dalam Distribusi?

Dalam praktik logistik, dispatch dapat digunakan untuk menyebut kesiapan barang keluar dari gudang, penugasan kendaraan dan pengemudi, atau koordinasi keduanya sebelum pengiriman berlangsung.

Batas prosesnya tidak selalu sama di setiap perusahaan. Ada perusahaan yang memakai istilah dispatch untuk tahap outbound barang dari gudang. Ada pula yang lebih menekankannya pada penugasan armada dan pemberangkatan pengemudi.

Karena itu, dispatch sebaiknya dipahami sebagai proses pengendalian sebelum barang benar-benar masuk ke perjalanan pengiriman.

Dispatch dari sisi gudang

Pada sisi gudang, dispatch berkaitan dengan barang yang telah selesai dipersiapkan untuk keluar.

Sebelum dilepas, barang perlu diperiksa, dikemas, diberi label, dan dikelompokkan berdasarkan tujuan, kendaraan, atau jadwal keberangkatan. Jumlah fisik kemudian dicocokkan dengan dokumen pengiriman.

Packing selesai belum tentu berarti barang langsung siap dimuat. Nomor koli, nama penerima, kondisi kemasan, berat, dan ukuran setelah packing tetap perlu diperiksa.

Dispatch dari sisi transportasi

Pada sisi transportasi, dispatch berkaitan dengan penentuan kendaraan, pengemudi, rute, waktu pickup, dan instruksi perjalanan.

Kendaraan harus sesuai dengan berat, dimensi, bentuk, dan cara penanganan barang. Tim juga perlu memastikan bahwa kendaraan tersebut dapat memasuki lokasi pickup maupun lokasi tujuan.

Dengan kata lain, dispatch menjadi titik temu antara kesiapan muatan dan kesiapan transportasi.

Di Mana Posisi Dispatch dalam Alur Pengiriman?

Istilah dispatch sering membingungkan karena picking, packing, loading, dan keberangkatan kadang disebut sebagai satu proses yang sama.

Agar lebih mudah dipahami, alur tersebut dapat dibagi menjadi tiga tahap.

Picking dan packing umumnya dilakukan sebelum dispatch. Kedua proses tersebut perlu selesai agar barang dapat diperiksa, dialokasikan ke kendaraan, dan dilepas untuk dikirim.

Pembagian tahap ini dapat berbeda menurut sistem dan prosedur masing-masing perusahaan.

Dalam sistem transportasi terintegrasi, dispatch juga dapat melibatkan pembentukan shipment dan load, alokasi kendaraan, pengaturan rute, serta pencatatan perjalanan. Konsep tersebut dapat dilihat dalam dokumentasi penanganan outbound load Microsoft Dynamics 365 dan Transportation Management Oracle JD Edwards.

Apa yang Harus Siap Sebelum Barang Diberangkatkan?

Kelancaran dispatch sangat bergantung pada kualitas informasi sebelum kendaraan datang.

Semakin besar, berat, atau banyak jumlah barang yang dikirim, semakin sulit proses pengiriman direncanakan hanya berdasarkan perkiraan.

Data barang harus sesuai kondisi terakhir

Keterangan seperti “sepuluh kardus” atau “satu unit mesin” belum cukup untuk menentukan kebutuhan pengangkutan.

Tim masih perlu mengetahui:

• berat total dan berat setiap unit;

• panjang, lebar, serta tinggi setelah packing;

• jumlah kardus, karung, pallet, atau peti;

• apakah barang aman ditumpuk;

• apakah posisi barang harus tetap tegak;

• serta apakah proses pemuatan membutuhkan forklift, crane, atau alat lain.

Data setelah packing lebih berguna dibanding ukuran barang sebelum dikemas. Bubble wrap, karton tambahan, pallet, dan peti kayu dapat menambah ukuran maupun berat barang.

Truk yang cukup dari sisi tonase belum tentu cukup dari sisi ruang.

Sebagai contoh, dua muatan sama-sama memiliki berat 500 kg. Muatan pertama terdiri dari kardus yang dapat ditumpuk, sedangkan muatan kedua berupa mesin lebar yang harus tetap berdiri. Keduanya belum tentu dapat menggunakan susunan kendaraan yang sama.

Setiap koli harus mudah dikenali

Untuk pengiriman yang terdiri dari banyak kardus, karung, pallet, atau peti, setiap unit sebaiknya memiliki identitas yang jelas.

Label dapat memuat nomor koli, nama penerima, kota tujuan, dan petunjuk penanganan jika diperlukan. Posisi label juga harus tetap terlihat setelah barang disusun atau dibungkus.

Pada pengiriman LTL, satu kendaraan dapat membawa barang dari beberapa pengirim. Label yang tidak jelas dapat menyulitkan proses pemeriksaan, pemisahan barang, transit, hingga pembongkaran di tujuan.

Dokumen perlu dicocokkan dengan barang fisik

Surat jalan, daftar koli, packing list, atau dokumen lain harus mencerminkan barang yang benar-benar dimuat.

Perbedaan satu angka mungkin terlihat sederhana, tetapi dapat menjadi masalah ketika barang melewati titik pemeriksaan atau diterima oleh pihak lain.

Sebelum kendaraan berangkat, cocokkan kembali jumlah barang, tujuan, identitas penerima, dan informasi kendaraan.

Kendaraan harus sesuai dengan karakter muatan

Pemilihan kendaraan tidak cukup hanya melihat berat total.

Beberapa pertanyaan berikut perlu dijawab:

Satu mesin lebar dapat membutuhkan jenis bak yang berbeda dibanding beberapa kardus dengan berat total yang sama. Barang panjang, mudah bergeser, atau memiliki titik berat tertentu juga memerlukan susunan muatan yang lebih hati-hati.

Akses lokasi perlu diketahui sejak awal

Alamat yang benar belum tentu berarti kendaraan dapat masuk ke lokasi.

Jalan sempit, gerbang rendah, area putar terbatas, pembatasan jam kendaraan, kabel melintang, dan aturan kawasan dapat memengaruhi armada yang digunakan.

Informasi ini sebaiknya diberikan sebelum kendaraan ditugaskan. Mengganti armada ketika kendaraan sudah berada di perjalanan dapat menambah waktu tunggu dan mengganggu jadwal pengiriman lainnya.

Lokasi tujuan juga harus siap

Dispatch tidak hanya bergantung pada kesiapan gudang asal.

Penerima perlu mengetahui perkiraan kedatangan, jumlah barang, jenis kendaraan, dan alat bongkar yang diperlukan.

Mesin, pallet, material panjang, serta barang berat tidak selalu dapat diturunkan secara manual. Jika forklift atau petugas belum tersedia, kendaraan dapat tertahan meskipun perjalanan sudah selesai.

Apa Arti Status Dispatched?

Status dispatched umumnya menunjukkan bahwa barang telah melalui tahap persiapan utama dan sudah dialokasikan atau diserahkan untuk proses pengiriman.

Namun, status tersebut tidak selalu berarti kendaraan sudah berada jauh dalam perjalanan.

Pada satu sistem, dispatched dapat berarti barang sudah diserahkan kepada pihak pengangkut. Pada sistem lain, status diperbarui setelah kendaraan keluar dari gudang. Ada pula perusahaan yang menggunakannya ketika kendaraan dan jadwal keberangkatan sudah ditentukan.

Nama dan urutan status dapat berbeda menurut penyedia layanan.

Shipping merupakan istilah yang cukup luas. Dalam penggunaan umum, shipping dapat berarti keseluruhan proses pengiriman. Pada sistem tertentu, shipped juga digunakan sebagai status setelah barang diserahkan kepada pihak pengangkut.

Karena itu, periksa penjelasan status milik penyedia layanan sebelum memperkirakan posisi barang.

Apa Tugas Dispatcher Logistik?

Dispatcher adalah pihak yang membantu menyelaraskan kendaraan, pengemudi, muatan, rute, dan jadwal keberangkatan.

Pekerjaannya bukan sekadar menghubungi pengemudi lalu memberikan alamat.

Dispatcher perlu melihat kendaraan yang tersedia, kesiapan barang, kondisi lokasi, target pickup, urutan tujuan, serta waktu penerimaan.

Dalam satu hari operasional, dispatcher dapat menerima beberapa kebutuhan pengiriman yang berbeda. Ada barang yang cukup diangkut menggunakan kendaraan kecil. Ada pula muatan yang memerlukan truk khusus, alat bantu pemuatan, atau penjadwalan tertentu.

Dispatcher kemudian mencocokkan kebutuhan tersebut dengan sumber daya yang tersedia.

Jika jumlah barang berubah, lokasi belum siap, kendaraan mengalami kendala, atau jadwal penerima bergeser, dispatcher perlu menyesuaikan rencana tanpa mengabaikan pengiriman lainnya.

Apa Perbedaan Dispatch LTL dan FTL?

Pola dispatch akan berbeda ketika satu kendaraan digunakan bersama beberapa pengirim dan ketika kendaraan digunakan secara khusus untuk satu pelanggan.

Dispatch pada pengiriman LTL

Less Than Truckload atau LTL digunakan ketika muatan belum membutuhkan seluruh kapasitas satu kendaraan dan masih dapat digabungkan dengan barang lain yang searah.

Pada pola ini, perhatian utama terletak pada:

• kejelasan label dan jumlah koli;

• ruang yang digunakan;

• kesesuaian barang dengan muatan lain;

• rute konsolidasi;

• serta ketepatan pemisahan barang di titik transit dan tujuan.

Barang LTL dapat mengikuti jadwal konsolidasi dan keberangkatan rute yang tersedia.

Karena satu kendaraan membawa beberapa kiriman, kesalahan label, jumlah koli, atau tujuan dapat memengaruhi proses pemisahan barang.

Dispatch pada pengiriman FTL

Full Truckload atau FTL menggunakan satu kendaraan secara khusus untuk satu pelanggan atau satu kebutuhan pengiriman.

Karena tidak perlu dikonsolidasikan dengan barang dari pengirim lain, fokus dispatch lebih banyak berada pada kecocokan kendaraan, jadwal pickup, akses lokasi, distribusi beban, dan urutan bongkar.

Untuk barang besar atau banyak koli yang belum membutuhkan satu kendaraan penuh, pengirim dapat mempertimbangkan layanan cargo darat LTL MUAT.

Sementara itu, pengiriman dengan kendaraan khusus, jadwal tertentu, atau barang yang tidak ideal digabungkan dengan muatan lain dapat menggunakan layanan trucking FTL.

Apakah LTL Sama dengan LCL?

LTL dan LCL sama-sama menggunakan ruang bersama, tetapi konteksnya berbeda.

LTL atau Less Than Truckload berkaitan dengan penggunaan sebagian kapasitas kendaraan darat. LCL atau Less Than Container Load berkaitan dengan penggunaan sebagian ruang kontainer.

Dalam pengiriman antarpulau, barang dapat melewati beberapa tahap pengangkutan. Barang dijemput menggunakan kendaraan darat, masuk ke titik konsolidasi, mengikuti perjalanan utama, lalu didistribusikan kembali menggunakan kendaraan di kota tujuan.

Karena itu, pola pengiriman tidak sebaiknya ditentukan hanya berdasarkan istilah LTL atau LCL. Rute, moda, volume, jadwal, dan karakter barang tetap perlu diperiksa.

Contoh Masalah Dispatch pada Pengiriman Cargo

Contoh berikut merupakan ilustrasi operasional untuk memudahkan pemahaman.

Tonase cukup, tetapi ruang kendaraan tidak sesuai

Sebuah muatan memiliki berat total 600 kg. Dari sisi kapasitas berat, kendaraan yang dipilih terlihat cukup.

Setelah truk tiba, diketahui bahwa barang terdiri dari dua unit mesin lebar yang tidak dapat ditumpuk. Luas lantai bak yang tersedia ternyata tidak mencukupi.

Masalahnya bukan pada tonase, melainkan pada dimensi dan cara penyusunan barang.

Barang tiba, tetapi alat bongkar belum tersedia

Sebuah mesin diberangkatkan menuju lokasi proyek. Ketika kendaraan tiba, forklift yang seharusnya digunakan belum tersedia.

Kendaraan harus menunggu atau mencari metode bongkar lain. Waktu tunggu tersebut dapat memengaruhi jadwal perjalanan berikutnya.

Contoh ini menunjukkan bahwa kesiapan lokasi tujuan sama pentingnya dengan kesiapan gudang asal.

Siapa yang Bertanggung Jawab dalam Proses Dispatch?

Dispatch merupakan hasil koordinasi beberapa pihak.

Pengirim perlu memastikan bahwa data yang diberikan sesuai dengan kondisi terakhir. Jika jumlah, ukuran, atau packing berubah, informasi tersebut sebaiknya disampaikan sebelum kendaraan datang.

Penyedia transportasi menggunakan data tersebut untuk membantu menentukan pola layanan dan kendaraan yang sesuai.

Sementara itu, penerima perlu memastikan bahwa barang dapat diterima serta dibongkar ketika kendaraan tiba.

Bagaimana MUAT Cargo Membantu Menyiapkan Pengiriman?

MUAT Cargo melayani pengiriman barang besar, berat, dan banyak koli melalui cargo LTL maupun trucking FTL.

Prosesnya dimulai dengan memahami karakter barang terlebih dahulu. Pelanggan tidak harus langsung menebak jenis kendaraan atau pola pengiriman yang paling sesuai.

Sebelum berkonsultasi, siapkan:

1. foto dan jenis barang;

2. berat total atau berat setiap unit;

3. dimensi setelah packing;

4. jumlah koli atau pallet;

5. kota asal dan tujuan;

6. target waktu pickup;

7. kondisi akses kendaraan;

8. serta kebutuhan alat pemuatan atau pembongkaran.

Data tersebut membantu tim memeriksa apakah muatan masih dapat dikonsolidasikan melalui LTL atau lebih sesuai menggunakan kendaraan khusus FTL.

Ketentuan minimum, pickup, serta pola pengiriman dapat berbeda berdasarkan kota asal, rute, jenis barang, dan layanan yang digunakan. Konfirmasikan kebutuhan aktual sebelum menentukan jadwal.

Sudah memiliki data barang? Kirim foto, berat, ukuran setelah packing, jumlah koli, kota asal, dan tujuan kepada tim MUAT. Tim akan membantu memeriksa pola pengiriman yang sesuai.

Konsultasikan Pengiriman melalui WhatsApp

Kesimpulan

Dispatch dalam distribusi adalah tahap yang menghubungkan kesiapan barang dengan pelaksanaan transportasi.

Pada sisi gudang, proses ini memastikan barang, label, jumlah, dan dokumen sudah sesuai. Pada sisi transportasi, dispatch memastikan kendaraan, pengemudi, jadwal, rute, dan lokasi tujuan telah dipersiapkan.

Dispatch yang baik bukan sekadar membuat kendaraan berangkat lebih cepat. Tujuannya adalah memberangkatkan barang yang benar, menggunakan kendaraan yang sesuai, dan membawa informasi yang cukup untuk menyelesaikan pengiriman.

Untuk barang cargo, detail seperti dimensi setelah packing, kemampuan barang untuk ditumpuk, akses lokasi, urutan bongkar, dan kesiapan alat bantu dapat menentukan kelancaran seluruh perjalanan.

Karena itu, persiapan dispatch sebaiknya dimulai ketika data barang dikumpulkan, bukan ketika kendaraan sudah tiba.

FAQ tentang Dispatch dalam Distribusi

Apa arti dispatch dalam pengiriman barang?

Dispatch adalah tahap ketika barang, dokumen, kendaraan, pengemudi, jadwal, dan tujuan diperiksa sebelum pengiriman dijalankan. Istilah ini dapat digunakan untuk pelepasan barang dari gudang maupun penugasan transportasi.

Apakah dispatched berarti barang sudah dalam perjalanan?

Tidak selalu. Dispatched dapat berarti barang telah dialokasikan ke kendaraan, diserahkan kepada pihak pengangkut, atau sudah keluar dari titik asal. Artinya mengikuti sistem status yang digunakan penyedia layanan.

Apakah picking dan packing termasuk dispatch?

Picking dan packing umumnya dilakukan sebelum dispatch. Keduanya perlu selesai sebelum barang diperiksa, dialokasikan ke kendaraan, dan dilepas untuk dikirim.

Apa perbedaan dispatch dan delivery?

Dispatch terjadi pada tahap awal ketika barang dan transportasi dipersiapkan untuk diberangkatkan. Delivery adalah proses mengantarkan dan menyerahkan barang kepada penerima.

Apa tugas seorang dispatcher?

Dispatcher mengatur penugasan kendaraan dan pengemudi, jadwal pickup, rute, detail muatan, serta koordinasi ketika terjadi perubahan atau kendala operasional.

Apa perbedaan dispatch LTL dan FTL?

Dispatch LTL melibatkan beberapa kiriman yang searah sehingga label, jumlah koli, volume, dan konsolidasi menjadi penting. Dispatch FTL menggunakan kendaraan khusus sehingga fokusnya berada pada kecocokan armada, jadwal, akses lokasi, dan susunan muatan.