
OTIF Adalah: Rumus On Time In Full dan Cara Mengukur Kinerja Pengiriman
Sebuah distributor mengirim sepuluh pallet barang ke gudang pelanggan. Truk tiba sesuai jadwal, tetapi setelah diperiksa ternyata satu pallet belum ikut dikirim. Dari sisi transportasi, pengiriman terlihat tepat waktu. Bagi pelanggan, pesanan tersebut belum terpenuhi.
Situasi sebaliknya juga bisa terjadi. Seluruh barang diterima dalam jumlah lengkap, tetapi datang setelah jadwal produksi dimulai. Barang akhirnya tetap sampai, namun keterlambatan tersebut mengganggu aktivitas penerima.
Dua kondisi ini menunjukkan mengapa ketepatan waktu saja belum cukup untuk menilai keberhasilan distribusi.
OTIF adalah singkatan dari On Time In Full, yaitu indikator kinerja atau Key Performance Indicator (KPI) yang mengukur persentase pesanan yang diterima pelanggan tepat waktu sekaligus lengkap sesuai komitmen. Sebuah pesanan hanya dinyatakan berhasil OTIF apabila kedua persyaratan tersebut terpenuhi bersamaan.
Menurut APQC dalam pengukuran On Time In Full, OTIF mengukur persentase pesanan yang dikirim lengkap dalam jangka waktu yang telah disepakati dengan pelanggan.
Metrik ini membantu perusahaan menilai kualitas pemenuhan pesanan berdasarkan hasil yang diterima pelanggan, bukan semata-mata kecepatan perjalanan kendaraan.
Dua Syarat yang Menentukan Keberhasilan OTIF
OTIF menggabungkan dua komponen yang saling berkaitan, tetapi mengukur aspek berbeda dalam pengiriman.
On Time menjawab apakah pelanggan menerima barang dalam waktu yang dijanjikan.
In Full menjawab apakah seluruh barang yang menjadi komitmen diterima dalam jumlah dan jenis yang sesuai.
| Kondisi pengiriman | On Time | In Full | Status OTIF |
|---|---|---|---|
| Barang lengkap dan diterima sesuai waktu | Ya | Ya | Berhasil |
| Barang datang sesuai waktu, tetapi jumlah kurang | Ya | Tidak | Gagal |
| Barang lengkap, tetapi melewati jadwal | Tidak | Ya | Gagal |
| Barang terlambat dan jumlah tidak lengkap | Tidak | Tidak | Gagal |
Perbedaan ini penting untuk bisnis yang mengirim komponen produksi, stok distributor, material proyek, suku cadang, atau barang untuk memenuhi permintaan cabang.
Misalnya, sebuah pabrik membutuhkan 200 komponen pada Senin pagi. Ketika 190 komponen sudah diterima tepat waktu, tingkat pemenuhan kuantitas mungkin terlihat tinggi. Namun, jika seluruh 200 komponen diperlukan untuk menjalankan produksi, pesanan tersebut belum memenuhi janji secara lengkap.
Dengan demikian, OTIF berfungsi sebagai indikator keandalan pemenuhan pesanan dari sudut pandang pelanggan.
Rumus OTIF dan Contoh Cara Menghitungnya
Rumus OTIF berbasis pesanan adalah:
OTIF (%) = (Jumlah pesanan yang diterima tepat waktu dan lengkap ÷ Total pesanan dalam cakupan pengukuran) × 100%
Total pesanan pada penyebut atau denominator harus mengikuti aturan pengukuran yang telah ditetapkan perusahaan.
Untuk laporan bulanan berdasarkan tanggal komitmen, misalnya, denominator dapat berupa seluruh pesanan yang jatuh tempo pada bulan tersebut dan memenuhi kriteria pengukuran. Pesanan yang belum jatuh tempo tidak semestinya dicampurkan dengan pesanan yang sudah harus diterima.
Contoh perhitungan OTIF dari 120 pesanan
Misalnya, sebuah perusahaan distribusi mengevaluasi 120 pesanan yang dijadwalkan diterima pelanggan selama September.
Hasil pemeriksaan menunjukkan:
| Indikator | Jumlah pesanan |
|---|---|
| Total pesanan dalam cakupan | 120 |
| Diterima tepat waktu | 108 |
| Diterima lengkap | 112 |
| Memenuhi kedua syarat | 102 |
Perhitungan OTIF:
OTIF = (102 ÷ 120) × 100% = 85%
Artinya, 85% pesanan dalam periode tersebut berhasil memenuhi komitmen waktu dan kelengkapan secara bersamaan.
Dari data yang sama, perusahaan juga dapat menghitung:
On-Time Delivery Rate = (108 ÷ 120) × 100% = 90%
In-Full Rate = (112 ÷ 120) × 100% = 93,33%
Meskipun persentase ketepatan waktu dan kelengkapan masing-masing berada di atas 90%, hasil OTIF hanya 85%.
Hal ini terjadi karena ada pesanan yang memenuhi satu persyaratan tetapi gagal memenuhi persyaratan lainnya.
OTIF tidak boleh dihitung dengan merata-ratakan persentase On Time dan In Full. Hasil yang akurat diperoleh dengan memeriksa apakah kedua kondisi terpenuhi pada unit pengukuran yang sama.
Contoh penghitungan per pesanan
Untuk memahami cara kerja tersebut, perhatikan lima pesanan berikut.
| Order | Waktu diterima | Kuantitas diterima | Status OTIF |
|---|---|---|---|
| A | Tepat waktu | Lengkap | Berhasil |
| B | Tepat waktu | Kurang | Gagal |
| C | Terlambat | Lengkap | Gagal |
| D | Terlambat | Kurang | Gagal |
| E | Tepat waktu | Lengkap | Berhasil |
Dari lima pesanan, hanya A dan E yang memenuhi kedua syarat.
OTIF = (2 ÷ 5) × 100% = 40%
Angka tersebut menunjukkan keberhasilan pemenuhan pesanan berdasarkan contoh, bukan data kinerja aktual perusahaan tertentu.
Tetapkan Aturan Pengukuran Sebelum Membuat Laporan OTIF
Rumus OTIF relatif sederhana. Tantangan yang lebih besar adalah menentukan data dan aturan yang digunakan dalam pengukuran.
Tanpa definisi yang konsisten, dua tim dalam perusahaan yang sama dapat menghasilkan persentase berbeda meskipun menggunakan data pengiriman yang sama.
1. Tentukan pesanan yang masuk denominator
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 140 pesanan dalam sistem selama September. Namun, dari jumlah tersebut:
- 120 pesanan jatuh tempo pada September.
- 15 pesanan baru dijadwalkan diterima pada Oktober.
- 5 pesanan telah dibatalkan pelanggan sebelum diproses.
Jika kebijakan pengukuran menggunakan pesanan yang jatuh tempo selama September dan mengecualikan pembatalan yang sah, denominator untuk periode itu adalah 120.
Pesanan yang belum jatuh tempo tidak dimasukkan hanya karena sudah tercatat dalam sistem.
Sebaliknya, pesanan yang seharusnya diterima pada September tetapi belum sampai hingga batas penutupan pengukuran tidak boleh otomatis dikeluarkan dari denominator. Pesanan tersebut dapat menjadi kegagalan OTIF apabila komitmennya memang tidak terpenuhi.
Perusahaan perlu menetapkan aturan mengenai pesanan yang dibatalkan, pesanan yang masih terbuka, retur, serta perubahan yang diminta pelanggan.
2. Sepakati kapan pengiriman dianggap On Time
Ketepatan waktu harus dibandingkan dengan janji yang benar-benar berlaku.
Contohnya, pelanggan menetapkan jadwal penerimaan pukul 09.00 sampai 12.00.
Kendaraan yang tiba pukul 11.00 dan diterima sesuai prosedur berada dalam jendela waktu tersebut.
Namun, kendaraan yang datang pukul 07.00 belum tentu dapat dikategorikan tepat waktu apabila fasilitas pelanggan baru menerima kiriman mulai pukul 09.00 dan kesepakatannya mewajibkan kedatangan dalam slot tersebut.
Definisi waktu dapat berupa tanggal, jam kedatangan, slot bongkar, atau waktu penerimaan akhir, tergantung SLA dan kesepakatan para pihak.
Pada pengiriman B2B, waktu kendaraan sampai di gerbang juga belum tentu sama dengan waktu barang diterima. Kendaraan mungkin harus menunggu pemeriksaan dokumen, antrean loading dock, atau proses unloading.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu menentukan titik waktu yang digunakan untuk evaluasi, misalnya waktu penerimaan pada Proof of Delivery (POD).
3. Tentukan arti In Full berdasarkan pesanan
Kelengkapan tidak selalu dapat dinilai hanya dari total berat atau jumlah unit.
Misalnya sebuah purchase order berisi:
| Produk | Dipesan | Diterima |
|---|---|---|
| Komponen A | 100 unit | 100 unit |
| Komponen B | 50 unit | 50 unit |
| Komponen C | 25 unit | 20 unit |
Total unit yang diterima adalah 170 dari 175 unit. Secara kuantitas, sekitar 97,14% barang telah diterima.
Namun, jika seluruh produk harus lengkap tanpa toleransi, pesanan tersebut tetap gagal In Full karena Komponen C kurang lima unit.
Identitas produk juga harus diperiksa. Jumlah unit yang sama belum tentu berarti pesanan lengkap apabila tipe, ukuran, spesifikasi, atau SKU yang diterima berbeda.
Dalam SCOR Digital Standard dari ASCM, akurasi item dan akurasi kuantitas dibedakan. Jumlah yang diterima juga dapat dievaluasi berdasarkan toleransi yang disepakati bersama.
Karena itu, aturan In Full perlu mencakup produk yang benar, jumlah yang benar, dan toleransi apabila memang disetujui pelanggan.
4. Simpan tanggal komitmen awal dan riwayat revisi
Perubahan tanggal pengiriman tidak boleh membuat histori kinerja menjadi sulit ditelusuri.
Misalnya sebuah pesanan dijanjikan tiba pada 10 Oktober. Menjelang pengiriman, terjadi keterlambatan sehingga jadwal dalam sistem diubah menjadi 12 Oktober. Barang akhirnya diterima pada 12 Oktober.
Apabila laporan hanya membandingkan waktu aktual dengan tanggal revisi, pesanan akan terlihat tepat waktu walaupun komitmen awal tidak tercapai.
Untuk menghindari hal tersebut, simpan setidaknya tanggal komitmen awal, tanggal revisi, alasan perubahan, pihak yang menyetujui, dan tanggal penerimaan aktual.
ASCM menggunakan metrik Delivery Performance to Original Customer Commit Date untuk membantu mengukur pemenuhan terhadap komitmen awal pelanggan.
Perusahaan dapat mempunyai laporan tambahan berdasarkan jadwal revisi yang disepakati, tetapi perubahan tersebut perlu memiliki jejak audit yang jelas.
Order-Level, Line-Level, dan Quantity-Based OTIF: Apa Bedanya?
Tidak semua perusahaan mengukur OTIF dengan unit yang sama.
Ada yang menggunakan satu pesanan pelanggan sebagai unit evaluasi. Ada pula yang menganalisis baris produk atau kuantitas barang.
Perbedaan metode ini perlu diperhatikan ketika membandingkan laporan dari berbagai pelanggan, distributor, atau penyedia logistik.
| Metode | Dasar pengukuran | Kegunaan |
|---|---|---|
| Order-level OTIF | Satu komitmen pesanan | Menilai apakah keseluruhan pesanan terpenuhi |
| Order-line OTIF | Baris SKU atau produk | Menemukan produk yang sering tidak terpenuhi |
| Quantity-based OTIF | Jumlah unit atau kemasan | Menilai proporsi volume yang berhasil dipenuhi tepat waktu |
Misalnya sebuah pesanan berisi empat SKU. Tiga SKU diterima lengkap tepat waktu, sedangkan satu SKU datang terlambat.
Jika menggunakan order-level OTIF dengan ketentuan semua SKU harus lengkap, seluruh pesanan gagal.
Pada pendekatan order-line, tiga baris SKU yang memenuhi persyaratan dapat tercatat berhasil dan satu baris gagal.
Sementara itu, pendekatan berbasis kuantitas dapat menunjukkan proporsi unit yang tiba tepat waktu terhadap total unit yang dipesan.
Perbedaan ini bukan berarti salah satu metode selalu lebih baik. Pilihan metode bergantung pada tujuan evaluasi dan kesepakatan pengukuran.
Untuk mengukur apakah janji satu pesanan pelanggan terpenuhi sepenuhnya, order-level OTIF lebih mudah dipahami. Untuk menelusuri masalah produk atau volume, line-level dan quantity-based dapat digunakan sebagai analisis pendukung.
Hasil dari metode berbeda tidak boleh dibandingkan langsung seolah-olah menggunakan definisi yang sama.
Bagaimana OTIF Menghitung Pengiriman Bertahap atau Split Shipment?
Split shipment terjadi ketika satu pesanan dipenuhi melalui beberapa pengiriman.
Situasi ini dapat muncul karena stok tersebar di beberapa gudang, kapasitas kendaraan terbatas, atau sebagian barang belum siap.
Misalnya pelanggan memesan 100 unit dengan target seluruh barang diterima pada Jumat.
- Kamis: 70 unit diterima.
- Sabtu: 30 unit sisanya diterima.
Walaupun pengiriman pertama dilakukan sebelum deadline, keseluruhan pesanan baru lengkap pada Sabtu.
Dengan order-level OTIF yang mensyaratkan 100 unit diterima paling lambat Jumat, pesanan tersebut dinyatakan gagal.
Namun, apabila sejak awal pelanggan menyepakati dua jadwal pengiriman sebagai komitmen terpisah, evaluasinya bisa berbeda. Setiap jadwal dapat dinilai berdasarkan jumlah dan waktu yang telah disepakati.
Kuncinya terletak pada kesepakatan awal dan identitas komitmen yang diukur.
Perusahaan sebaiknya tidak memecah satu pesanan menjadi beberapa shipment baru hanya untuk membuat tingkat keberhasilan terlihat lebih tinggi.
Cara Menghitung OTIF di Excel atau Google Sheets
Pengukuran OTIF tidak harus langsung menggunakan sistem logistik yang kompleks.
Untuk perusahaan dengan volume pesanan yang masih dapat dikelola secara manual, spreadsheet bisa digunakan sebagai tahap awal, asalkan sumber data dan definisinya konsisten.
Struktur data sederhana
Buat tabel dengan susunan berikut:
| Kolom | Data |
|---|---|
| A | Order ID |
| B | Deadline penerimaan |
| C | Waktu penerimaan aktual |
| D | Jumlah dipesan |
| E | Jumlah diterima |
| F | Status On Time |
| G | Status In Full |
| H | Status OTIF |
Untuk contoh ini, diasumsikan setiap baris mewakili satu pesanan dengan satu jenis barang, tidak ada toleransi kuantitas, dan seluruh order dalam cakupan sudah jatuh tempo.
Masukkan tanggal dan waktu sebagai nilai datetime Excel atau Google Sheets, bukan sebagai teks.
Formula On Time
Pada sel F2:
=IF(B2="";"";IF(C2="";0;IF(C2<=B2;1;0)))
Formula tersebut memberi:
- 1 apabila barang diterima pada atau sebelum deadline.
- 0 apabila barang terlambat atau belum diterima.
- Kosong apabila deadline belum diisi.
Formula In Full
Pada sel G2:
=IF(D2="";"";IF(E2="";0;IF(E2>=D2;1;0)))
Formula ini menggunakan perbandingan kuantitas sederhana. Jika terdapat beberapa SKU dalam satu pesanan, status In Full harus terlebih dahulu dihitung dari seluruh baris produk yang terkait.
Formula status OTIF
Pada sel H2:
=IF(OR(F2="";G2="");"";IF(AND(F2=1;G2=1);1;0))
Hasilnya akan berupa:
- 1 untuk order yang berhasil OTIF.
- 0 untuk order yang gagal OTIF.
Salin formula ke seluruh baris pesanan yang dievaluasi.
Menghitung persentase total
Jika hasil OTIF berada pada H2 sampai H121, gunakan:
=IFERROR(COUNTIF(H2:H121;1)/COUNT(H2:H121);0)
Format hasil sebagai persen.
Formula di atas merupakan contoh sederhana. Pemakaian tanda titik koma atau koma sebagai pemisah argumen mengikuti pengaturan lokal spreadsheet.
Untuk laporan operasional sebenarnya, perusahaan juga perlu menambahkan status eligibility, nomor SKU, informasi delivery window, histori perubahan tanggal, dan aturan split shipment. Dengan begitu, hasil 0 atau 1 tidak menyembunyikan persoalan kualitas data.
Data Operasional yang Diperlukan agar OTIF Dapat Diaudit
Dashboard OTIF sebaiknya dapat ditelusuri kembali ke pesanan dan bukti pengirimannya.
Setidaknya, perusahaan perlu memiliki informasi berikut:
| Data | Fungsi |
|---|---|
| Sales Order atau Purchase Order | Mengidentifikasi pesanan |
| Order line dan SKU | Memeriksa kesesuaian produk |
| Kuantitas dipesan | Dasar In Full |
| Original customer commit date | Dasar janji awal |
| Revised delivery date | Merekam perubahan jadwal |
| Actual delivery timestamp | Memeriksa waktu penerimaan |
| Kuantitas diterima | Membandingkan barang aktual |
| Proof of Delivery | Mendukung verifikasi serah terima |
| Exception reason | Menjelaskan kegagalan |
| Shipment reference | Menghubungkan pengiriman bertahap |
Pada proses order fulfillment, data pesanan, alokasi stok, picking, packing, hingga penerimaan barang saling berkaitan.
Sementara itu, Proof of Delivery membantu menyediakan bukti bahwa pengiriman telah diserahkan atau diterima sesuai mekanisme layanan.
POD dapat berisi waktu penerimaan, identitas penerima, tanda tangan, atau informasi pendukung lain. Namun, status terkirim saja belum cukup untuk membuktikan bahwa seluruh isi pesanan sesuai jika tidak disertai pemeriksaan kuantitas atau dokumen yang relevan.
OTIF Berbeda dengan On-Time Delivery, Fill Rate, dan Perfect Order
Ketiga indikator ini berkaitan dengan pemenuhan pesanan, tetapi memiliki ruang lingkup berbeda.
| Indikator | Fokus penilaian |
|---|---|
| On-Time Delivery (OTD) | Persentase pengiriman yang memenuhi komitmen waktu |
| Order Fill Rate | Persentase pesanan yang dipenuhi secara lengkap |
| OTIF | Persentase pesanan yang lengkap dan tepat waktu |
| Perfect Order | Kinerja pemenuhan pesanan yang lebih luas, termasuk aspek dokumentasi dan kondisi barang |
Sebagai contoh, OTIF dapat dinyatakan berhasil ketika pesanan lengkap dan diterima sesuai waktu.
Namun, jika dokumen pengiriman salah atau barang mengalami kerusakan, hasil tersebut belum tentu memenuhi standar Perfect Order.
Dalam SCOR Digital Standard ASCM, Perfect Customer Order Fulfillment mempertimbangkan kelengkapan, ketepatan pengiriman, akurasi dokumen, dan kondisi barang.
Karena itu, perusahaan yang ingin mengukur kualitas layanan secara menyeluruh dapat menggunakan OTIF bersama metrik kerusakan barang, kesalahan dokumen, dan kepuasan pelanggan.
Ketika OTIF Turun, Bagian Proses Mana yang Harus Diperiksa?
Nilai OTIF yang rendah bukan otomatis membuktikan bahwa penyedia transportasi bekerja buruk.
Kegagalan dapat muncul sebelum barang diserahkan, saat pengangkutan, maupun ketika proses penerimaan.
Untuk mengetahui penyebab sebenarnya, perhatikan kombinasi hasil On Time dan In Full.
| Hasil | Kemungkinan sumber masalah | Langkah pemeriksaan |
|---|---|---|
| Tepat waktu, tetapi kurang | Inventory, picking, packing, short shipment | Cocokkan order, stok, packing list, dan kuantitas serah terima |
| Lengkap, tetapi terlambat | Barang terlambat siap, pickup, transit, receiving | Bandingkan rencana dan waktu aktual setiap tahap |
| Terlambat dan kurang | Gangguan di beberapa proses | Telusuri kronologi pesanan dari awal |
| Tepat waktu dan lengkap | Komitmen terpenuhi | Pertahankan kontrol dan konsistensi proses |
Misalnya pengiriman terlambat satu hari karena kendaraan baru dapat berangkat setelah barang selesai dipacking.
Dalam kasus tersebut, akar masalah mungkin berada pada kesiapan gudang atau jadwal produksi, bukan pada kecepatan kendaraan selama perjalanan.
Sebaliknya, apabila seluruh barang sudah siap dan diserahkan sesuai jadwal tetapi terlambat tiba, perusahaan perlu memeriksa proses pickup, transit, jadwal kendaraan, kondisi rute, dan penerimaan di tujuan.
Untuk membedakan durasi perjalanan dengan keseluruhan waktu pemenuhan pesanan, perusahaan dapat memahami konsep transit time dan lead time.
Pemisahan tersebut membantu menjelaskan apakah keterlambatan berasal dari proses sebelum berangkat, perjalanan, atau aktivitas setelah tiba.
Bedakan Customer OTIF dengan kinerja transporter
Customer OTIF mengukur hasil akhir komitmen kepada pelanggan.
Sementara itu, evaluasi transporter perlu mempertimbangkan aktivitas yang memang menjadi tanggung jawab penyedia transportasi sesuai kontrak atau SLA.
Misalnya:
| KPI pelanggan | KPI transportasi pendukung |
|---|---|
| OTIF | On-Time Pickup |
| Order Fill Rate | On-Time Delivery |
| Order Cycle Time | Transit-Time Adherence |
| Perfect Order | POD Completion dan Damage Rate |
KPI transporter tidak menggantikan customer OTIF. Metrik tambahan tersebut membantu perusahaan menelusuri penyebab tanpa langsung membebankan seluruh kegagalan kepada satu pihak.
Dalam pengiriman dengan beberapa titik pickup, transit, atau delivery, pembagian tanggung jawab ini menjadi semakin penting.
Membuat Dashboard OTIF yang Berguna untuk Keputusan Operasional
Dashboard OTIF yang hanya menunjukkan persentase bulanan sering belum cukup untuk membantu perbaikan.
Perusahaan juga perlu mengetahui kelompok pesanan mana yang paling banyak mengalami kegagalan.
Beberapa dimensi yang relevan antara lain:
| Segmentasi | Manfaat analisis |
|---|---|
| Periode mingguan atau bulanan | Melihat perubahan konsistensi |
| Pelanggan | Mengidentifikasi akun dengan risiko layanan |
| Origin dan destination | Menemukan pola rute bermasalah |
| Jenis layanan | Membandingkan karakter pengiriman |
| SKU atau kategori produk | Mendeteksi masalah pemenuhan |
| Warehouse | Memisahkan persoalan kesiapan barang |
| Transporter | Mengevaluasi kegiatan sesuai scope |
| Failure reason | Menentukan tindakan korektif |
Sebagai ilustrasi, perusahaan dapat mempunyai OTIF total 90%, tetapi satu pelanggan penting hanya mencapai 75%.
Jika dashboard hanya menampilkan rata-rata seluruh perusahaan, gangguan pada pelanggan tersebut mungkin tidak terlihat.
Evaluasi juga sebaiknya mempertimbangkan volume pesanan. Persentase 70% dari sepuluh order memiliki konteks yang berbeda dibanding 70% dari seribu order.
Selain angka OTIF, tampilkan numerator, denominator, jumlah kegagalan, dan alasan kegagalan agar pembaca laporan memahami skala masalahnya.
Berapa Nilai OTIF yang Baik?
Tidak ada satu target OTIF yang otomatis tepat untuk semua industri dan model distribusi.
Target perlu disesuaikan dengan karakter produk, frekuensi pengiriman, pola permintaan, delivery window, kesiapan stok, dan komitmen layanan kepada pelanggan.
Sebagai referensi, benchmark APQC untuk On Time In Full menampilkan median 90% pada data lintas industri yang tercantum dalam basis pengukurannya.
Namun, median tersebut bukan berarti seluruh perusahaan harus menggunakan 90% sebagai SLA.
Perusahaan dengan pengiriman material produksi yang harus diterima dalam slot waktu terbatas dapat mempunyai kebutuhan reliability berbeda dari bisnis yang menerima pengiriman dalam jangka waktu beberapa hari.
Karena itu, target sebaiknya disusun dengan memperhatikan tiga dasar: performa historis, kesepakatan pelanggan, dan benchmark yang menggunakan definisi sebanding.
Target yang tinggi tidak akan bermanfaat apabila jadwal pengiriman dapat terus diubah dalam sistem untuk membuat hasil laporan terlihat baik.
Konsistensi metode pengukuran lebih penting daripada mengejar angka yang tampak menarik tetapi tidak dapat diaudit.
Cara Meningkatkan OTIF secara Bertahap
Peningkatan OTIF yang efektif dimulai dengan menemukan jenis kegagalan yang paling sering terjadi.
Jika sebagian besar order gagal karena In Full, perusahaan dapat memprioritaskan perbaikan inventory accuracy, stock allocation, picking, packing, atau pemeriksaan outbound.
Sebaliknya, apabila barang selalu lengkap tetapi sering terlambat, fokus evaluasi dapat diarahkan pada kesiapan muatan, dispatch, jadwal pickup, kapasitas kendaraan, transit, dan receiving window pelanggan.
Untuk perusahaan yang menggunakan loading dock, pengaturan dock scheduling juga berhubungan dengan kelancaran proses penerimaan. Kendaraan yang tiba sesuai rencana masih dapat menunggu jika slot bongkar, petugas, atau alat handling belum tersedia.
Agar perbaikan tidak hanya bersifat sementara, perusahaan dapat menerapkan siklus sederhana:
- Kelompokkan order yang gagal berdasarkan kategori penyebab.
- Identifikasi tahap operasional tempat kegagalan pertama kali muncul.
- Tentukan penanggung jawab dan tindakan korektif.
- Ukur kembali hasilnya menggunakan metode OTIF yang sama.
- Pantau apakah perbaikan berlaku konsisten pada periode berikutnya.
Perubahan proses sebaiknya diuji terhadap data aktual, bukan hanya berdasarkan satu kejadian keterlambatan.
FAQ tentang OTIF dalam Logistik
Apakah OTIF sama dengan pengiriman tepat waktu?
Tidak. Pengiriman tepat waktu hanya memenuhi komponen On Time. OTIF mensyaratkan pengiriman diterima tepat waktu sekaligus lengkap sesuai komitmen.
Apakah barang yang datang lebih cepat selalu dianggap On Time?
Tidak selalu. Jika pelanggan menetapkan delivery window, kedatangan yang terlalu awal dapat berada di luar jadwal penerimaan. Penilaiannya mengikuti definisi waktu yang telah disepakati.
Apakah satu pesanan yang dikirim dua kali bisa berhasil OTIF?
Bisa apabila seluruh kuantitas yang dijanjikan diterima dalam waktu yang disepakati. Jika sebagian barang datang setelah deadline dan komitmen awal mengharuskan satu penerimaan lengkap, order tersebut gagal OTIF. Pengiriman bertahap dengan jadwal terpisah perlu dinilai berdasarkan komitmen masing-masing.
Apakah OTIF dapat dihitung berdasarkan berat barang?
Perusahaan dapat membuat indikator berbobot kuantitas atau berat apabila sesuai tujuan analisis. Namun, indikator tersebut harus dibedakan dari order-level OTIF karena hasil dan interpretasinya dapat berbeda.
Apakah barang rusak tetap dapat dianggap berhasil OTIF?
Pada definisi OTIF yang hanya mengukur waktu serta kuantitas, kondisi kerusakan perlu dinilai melalui KPI terpisah. Namun, jika barang rusak ditolak sehingga kuantitas yang diterima dan disetujui pelanggan menjadi kurang, hal tersebut dapat memengaruhi In Full sesuai ketentuan penerimaan. Untuk evaluasi yang mencakup kondisi barang secara eksplisit, Perfect Order lebih luas daripada OTIF.
Apakah OTIF dapat digunakan untuk mengevaluasi jasa ekspedisi?
Dapat digunakan sebagai salah satu indikator, tetapi penilaian perlu mempertimbangkan lingkup tanggung jawab perusahaan ekspedisi. Ketidaksesuaian stok atau kesalahan picking sebelum barang diserahkan tidak otomatis merupakan kegagalan transporter.
Seberapa sering OTIF perlu dievaluasi?
Frekuensinya mengikuti jumlah transaksi dan kebutuhan operasional. Bisnis dengan pengiriman harian dapat memantau exception setiap hari, kemudian mengevaluasi tren mingguan atau bulanan. Yang terpenting adalah menggunakan periode, data, dan definisi KPI yang konsisten.
Perencanaan Pengiriman Bisnis yang Mendukung Target OTIF
Bagi distributor, manufaktur, dan perusahaan yang rutin mengirim barang dalam jumlah besar, keberhasilan pengiriman berkaitan erat dengan kesiapan muatan, jumlah barang, jadwal kendaraan, dan penerimaan di lokasi tujuan.
Ketika bisnis mempunyai target kedatangan yang harus dipenuhi, informasi pengiriman perlu disiapkan sebelum memilih layanan transportasi.
Di MUAT Cargo, kami menyediakan pilihan layanan cargo darat dan laut, trucking FTL, serta pengiriman barang melalui moda yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rute operasional.
Untuk pengiriman dengan jumlah muatan besar atau kebutuhan kendaraan khusus, layanan trucking MUAT Cargo dapat dipertimbangkan berdasarkan berat, dimensi, karakter barang, akses lokasi, dan rencana pengiriman.
Sebelum meminta penawaran, siapkan informasi berikut:
- Kota asal dan tujuan pengiriman.
- Jenis barang serta total berat dan dimensi.
- Jumlah koli, pallet, atau unit yang akan dikirim.
- Tanggal barang siap diambil.
- Target waktu penerimaan di lokasi tujuan.
- Kontak PIC penerima dan jam operasional gudang.
- Kondisi akses kendaraan serta kebutuhan alat bongkar muat.
Informasi tersebut membantu tim MUAT Cargo memeriksa pilihan layanan dan kebutuhan koordinasi pengiriman secara lebih tepat. Estimasi waktu dan ketentuan final tetap mengikuti rute, jenis barang, serta kondisi layanan yang tersedia.
Sedang merencanakan pengiriman rutin untuk distribusi, gudang, atau kebutuhan proyek? Konsultasikan kebutuhan pengiriman melalui WhatsApp resmi MUAT Cargo agar pilihan layanan dapat disesuaikan dengan karakter muatan dan jadwal yang dibutuhkan.